Was ist ein virtueller Datenraum? Wissensgrundlage

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Was ist ein virtueller Datenraum (VDR)? 

Ein virtueller Datenraum (VDR), auch bekannt als virtueller Geschäftsraum, ist ein sicheres Online-Repository, das viele Unternehmen für die Speicherung und den Austausch sensibler Unterlagen nutzen. Die Nutzer der VDR-Software können Dateien innerhalb einer kontrollierten Umgebung problemlos mit Dritten, wie Investoren oder Kunden, austauschen. 

  • Online-Datenraum, digitaler Datenraum, elektronischer Datenraum sind Synonyme für den virtuellen Datenraum.

Ein elektronischer Datenraum macht physischen Papierkram überflüssig, was Unordnung und Abfall reduziert. Darüber hinaus bietet der digitale Datenraum fortschrittliche Dokumentenverwaltungs- und Sicherheitsfunktionen, die zur Verbesserung des Arbeitsablaufs und zur Steigerung der Produktivität eines Teams beitragen. Der Online-Datenraum bietet einen sicheren Raum für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation dank Funktionen wie den Abschnitten für Fragen und Antworten und Kommentaren. Im Deal Room des Datenraums können die Nutzer jederzeit Zugang zu den benötigten Dokumenten beantragen und erhalten eine schnelle Antwort auf Sofortbenachrichtigungen.

Wie sieht die Benutzeroberfläche eines VDR aus? 

Ein Online-Datenraum verfügt über eine leicht zu navigierende Oberfläche, die sich gut für Benutzer eignet, die wenig oder keine Erfahrung mit Datenräumen haben. Das allgemeine Dashboard gibt den Benutzern des virtuellen Datenraums einen Überblick über alle Dateien und Benutzeraktivitäten innerhalb des VDR. 

Außerdem bieten die meisten Anbieter von digitalen Datenräumen zusätzliches Schulungs- und Ausbildungsmaterial an, um neuen Benutzern die Funktionen und die Navigation im virtuellen Datenraum näherzubringen.

Sicherheit von virtuellen Datenräumen

Die Anbieter virtueller Datenräume bieten Funktionen, die die Sicherheit der Online-Speicherung und des Zugriffs gewährleisten, indem sie internationale Compliance-Standards einhalten. Die meisten Anbieter sind beispielsweise nach ISO 27081 zertifiziert, die als die wichtigste Sicherheitszertifizierung für Cloud-Speichersysteme gilt.

VDRs bieten Sicherheitsmaßnahmen, die ihre Zuverlässigkeit und ihren umfassenden Ansatz für sichere Online-Dokumente belegen. Zu den Funktionen für die sichere gemeinsame Nutzung von Daten gehören kontinuierliche Datensicherungen, 256-Bit-AES-Datenverschlüsselung, Wasserzeichen, Multi-Faktor-Authentifizierung und Aktivitätsprüfungsprotokolle.

Die Vorteile der Verwendung von VDR-Software

Zu den wichtigsten Vorteilen der Nutzung eines virtuellen Datenraums gehören:

  1. Garantierte Datensicherheit. Wenn Sie einen Datenraum nutzen, können Sie sicher sein, dass Ihre Dateien geschützt sind. Die besten virtuellen Datenräume bieten ein Höchstmaß an Sicherheit durch die Einhaltung internationaler Standards und die Möglichkeit, erweiterte Sicherheitsfunktionen zu nutzen. 
  2. Vollständige Kontrolle der Dokumentenverwaltung. In einem Datenraum haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente. Dank der Tracking- und Analysefunktionen können VDR-Administratoren alle Vorgänge innerhalb der Plattform verfolgen und verdächtiges Verhalten erkennen. 
  3. Einfacher Zugang und Verfügbarkeit. Benutzer, die Zugang zu einem virtuellen Datenraum haben, können ihre Aufgaben aus der Ferne bearbeiten. Außerdem unterstützt der VDR Webschnittstellen und mobile iOS/Android-Anwendungen, sodass die Arbeit von jedem Gerät aus bequem möglich ist. 
  4. Bessere Transparenz. Ein VDR ist ein kontrollierter Raum, d. h. alle Aktivitäten werden im Aktionsprotokoll aufgezeichnet. Die Daten aus den Tätigkeitsberichten helfen, Fehler zu erkennen und Missverständnisse oder doppelte Arbeit zu vermeiden.
  5. Geringere Kosten. Der Einsatz eines VDR spart Geld, da die Notwendigkeit eines physischen Datenraums, der Umgang mit Papierkram und die Reise- und Unterbringungskosten für Kollegen entfallen. Darüber hinaus lassen sich finanzielle Verluste im Zusammenhang mit einem Datenverlust vermeiden.

Virtueller Datenraum vs. Cloud-Speicher 

Cloud-Speicher und Datenräume unterscheiden sich in Bezug auf Funktionalität, Sicherheit und Preis. Die Sicherheit von Cloud-Speichern ist einfach, während Online-Datenräume mehr Sicherheits- und Nachverfolgungsfunktionen sowie Verschlüsselung und die Einhaltung strenger Sicherheitsstandards bieten. Cloud-Speicher-Tools verfügen nicht über viele Funktionen für das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit oder den Kundensupport – für den Fall, dass ein Problem auftritt.

Wenn es um komplexe Transaktionen geht, entscheiden sich Unternehmen für virtuelle Datenraumlösungen, da sie über eine breite Palette von Tools und erstklassige Sicherheitspraktiken verfügen. Die Cloud-Speicherung ist eine wesentlich kostengünstigere Option, während Datenräume eine Vielzahl von Preisoptionen bieten, sodass Sie wählen können, was Ihrem Budget entspricht.

Welche Funktionen bieten virtuelle Datenräume? 

Die meisten VDR-Funktionen verbessern den Arbeitsablauf und die Dateiverwaltung. Zu den gängigsten Funktionen gehören integriertes Dokumentenmanagement, Sicherheitsfunktionen, Berechtigungsoptionen, anpassbare Dashboards mit Analysen und ein Bereich für Fragen und Antworten.

Durch den Einsatz von VDR-Funktionen können Sie bessere Ergebnisse erzielen und die Prozesse während der M&A-Transaktion optimieren. Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Akten effektiver zu verwalten und zu organisieren.

Was ist ein Datenraum für M&A? 

M&A-Datenräume gelten als sichere Umgebung für Fusionen und Übernahmen. In einem Datenraum können vertrauliche Daten problemlos gespeichert und zwischen den an Unternehmenstransaktionen beteiligten Parteien ausgetauscht werden. Ein Datenraum für Fusionen und Übernahmen bietet den Nutzern die notwendigen Funktionen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen und die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Welche Branchen nutzen VDRs? 

Unternehmen aller Größenordnungen nutzen virtuelle Datenräume. Dieses Tool wird wegen der hohen Sicherheit der Geschäftsdaten geschätzt – sichere gemeinsame Nutzung und Speicherung von Daten, Vereinfachung von Online-Due-Diligence-Prüfungen sowie Fusionen und Übernahmen. Dies sind die drei beliebtesten Verwendungszwecke für VDR-Software.

Virtuelle Datenraumlösungen können auch für die folgenden Zwecke eingesetzt werden:

  • Fundraising. VDRs dienen als Plattformen, auf denen Unternehmen ihre vertraulichen Informationen mit potenziellen Investoren während des Prozesses der Kapitalbeschaffung teilen können. 
  • Vorstandskommunikation. Datenräume gewährleisten eine sichere Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern in Bezug auf verschiedene Aspekte des Lebenszyklus eines Geschäfts.  
  • Beratung. Der Schutz der Privatsphäre ist für Beratungsunternehmen von höchster Priorität. Der Datenraum bietet eine kontrollierte Umgebung, um Benutzerinteraktionen zu verfolgen.
  • Fertigung. Neue Entwürfe und Produktdaten können in einem virtuellen Datenraum problemlos ausgetauscht und diskutiert werden, was für die Fertigungsindustrie hilfreich ist.

Zu den Branchen, die am häufigsten Software für virtuelle Datenräume einsetzen, gehören:

  • Technologie. Viele Technologieunternehmen nutzen Datenräume, um wichtige Dokumente mit externen Teams auszutauschen. 
  • Investmentbanking. Bei Prozessen wie Börsengängen, Kapitalbeschaffung und Fusionen und Übernahmen fallen große Mengen an Dokumenten an. Daher kann die Nutzung virtueller Datenräume diese Transaktionen erleichtern.
  • Private Equity und Risikokapital. Unternehmen in diesen Bereichen haben oft mehrere Transaktionen gleichzeitig laufen. Der Einsatz eines VDR ermöglicht es den Teams, diese Geschäfte sicher und genau zu organisieren und so die Gefahr von Fehlern zu verringern. 
  • Rechtswesen. Die Rechtsbranche ist dafür bekannt, dass sie Berge von Papierkram zu bewältigen hat. Die Verwendung elektronischer Dokumente ändert alles. Sie ermöglicht es den Benutzern, den Prozess der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten für verschiedene Rechtsverfahren zu rationalisieren.  
  • Biowissenschaften. Unternehmen, die in der Biowissenschaftsbranche tätig sind, benötigen ein Höchstmaß an Sicherheit, um Patientenakten, Ergebnisse klinischer Studien und andere sensible Daten zu speichern. Virtuelle Datenräume bieten sichere Lösungen, die den strengsten Sicherheitsstandards wie HIPAA entsprechen.
  • Startups. Startups können Datenräume für wichtige Prozesse wie das Fundraising nutzen. Darüber hinaus ermöglicht die Datenraumsoftware Startups, das Interesse von Investoren zu analysieren.

Wie man VDR-Software einrichtet 

Die Einrichtung der VDR-Software ist unkompliziert und einfach. Es gibt mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass die Plattform für die Nutzung komplexer Transaktionen bereit ist. Hier sind die Schritte zur Vorbereitung eines VDR:

  1. Wählen Sie einen Datenraum, der Ihren Anforderungen entspricht. Bevor Sie sich für einen Datenraum entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die Software gefunden haben, die Ihren Anforderungen am besten entspricht und Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt.
  2. Erstellen Sie eine Dateistruktur, um den Datenraum zu organisieren. Es ist empfehlenswert, einen Plan oder eine Karte zu erstellen, nach der Sie den Datenraum organisieren und strukturieren können. 
  3. Sammeln Sie die erforderlichen Dokumente und laden Sie sie hoch. Die meisten VDRs bieten Massen-Uploads an, was den Prozess vereinfacht und beschleunigt.
  4. Legen Sie die Zugriffsebenen und Berechtigungen fest. Sie sollten genau wissen, wer für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist, damit Sie ihm Zugriff auf die richtigen Dateien geben können.
  5. Laden Sie Ihre Benutzer in den Datenraum ein. Wenn Sie Ihre Dateien hochgeladen, organisiert und die Zugriffsberechtigungen zugewiesen haben, können Sie beginnen, Teammitglieder oder andere an der Transaktion beteiligte Personen in den Datenraum einzuladen.

Wie findet man den richtigen Datenraum-Anbieter?

Der richtige Datenraumanbieter bietet die Funktionalität, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Sie müssen festlegen, was Sie von dem Anbieter erwarten und welche Ziele Sie mit diesem Tool erreichen wollen. Recherchieren Sie die Funktionsoptionen des virtuellen Datenraums und entscheiden Sie, welche Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht. 

Es gibt viele Software-Bewertungsplattformen, auf denen Sie nützliche Informationen über verschiedene Anbieter finden können. Sie können die Anbieter vergleichen, die Sie am meisten interessieren, und dann entscheiden, welcher für Sie am besten geeignet ist. 

Lesen Sie außerdem Bewertungen oder Empfehlungen von anderen Fachleuten, die in Ihrer Branche arbeiten, und erfahren Sie mehr über deren Erfahrungen mit dem VDR. 

Es gibt einige Unterschiede in Bezug auf Funktionalität, Zugänglichkeit, Benutzeroberfläche und Kosten bei bestimmten Datenraumanbietern. Einige Anbieter bieten spezifische Funktionen, verschiedene Preispunkte, Sicherheitspraktiken und Benutzerfreundlichkeit – dies sind die wichtigsten Aspekte, die sich von einem Anbieter zum anderen unterscheiden können. Heutzutage gibt es so viele Datenraumoptionen auf dem Markt, dass jedes Unternehmen eine finden kann, die seinen Anforderungen entspricht.

Preise für virtuelle Datenräume

Die Preise für VDRs hängen von mehreren Faktoren ab, darunter die Anzahl der Benutzer, die Speicherkapazität und zusätzliche Funktionen. Verschiedene Datenraumanbieter halten eine Vielzahl von Preisplänen und Abonnementoptionen bereit, sodass Sie das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Angebot finden können. 

Die meisten virtuellen Datenräume sind wesentlich teurer als einfache Cloud-Speicher-Tools. Das liegt daran, dass VDRs höchste Sicherheitsvorkehrungen treffen, einen 24/7-Kundensupport bieten und ihre Funktionen regelmäßig aktualisieren. Daher beginnen die meisten Datenraumprogramme bei etwa 129 US-Dollar pro Monat.

Fazit 

Ein virtueller Datenraum ist ein leistungsfähiges Business-Tool, das für eine Vielzahl von Branchen relevant ist. Mit den Funktionen eines VDRs können Sie die Produktivität Ihres Teams steigern, Ihren Arbeitsablauf rationalisieren und die Zusammenarbeit verbessern. Dies führt zu positiven Ergebnissen und einem schnelleren Abschluss wichtiger Geschäfte mit weniger Ressourcen.