Virtueller Datenraum für Due Diligence

Als Unternehmensleiter müssen Sie alle Prozesse und Transaktionen in Ihrem Unternehmen kennen. Zu diesem Zweck ist die Due Diligence im Datenraum eine der besten Optionen. Bei Dokumenten, die vertrauliche Informationen, rechtliche Fragen oder wichtige Transaktionen betreffen, ist ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauen unerlässlich.

Ein virtueller Datenraum für die Due Diligence ist die beste Lösung, um komplexe Transaktionen zu beschleunigen. Die ersten Schritte zur Digitalisierung kollaborativer Arbeitsabläufe sind jedoch immer eine Herausforderung. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über die Grundlagen der Datenraum-Due-Diligence, finden heraus, welche Tools und Services für Ihr Projekt von Vorteil sind, und lernen, wie Sie einen passenden Datenraum finden.

Die besten Datenräume für die Due Diligence

Was ist ein Due-Diligence Data Room?

Ein Due-Diligence-Datenraum ist eine Softwarelösung für verschiedene Aufgaben im Zusammenhang mit der Due Diligence. Basierend auf dem Konzept eines physischen Verhandlungsraums ermöglichen Datenräume die Speicherung vertraulicher Daten, die Kommunikation mit anderen und schnellere Entscheidungen.

Ein Datenraum ist ein Ort, an dem die Unterlagen eines Unternehmens aufbewahrt werden, z. B. Mitarbeiterverträge, Richtlinien, Finanzberichte, Lieferantenverträge usw. Herkömmliche Datenräume, auch physische Datenräume genannt, sind im Wesentlichen Bereiche in der Zentrale oder in Regionalbüros, in denen Aktenschränke und Besprechungsräume untergebracht sind.

Mit der zunehmenden Digitalisierung in der globalen Unternehmenswelt wurden physische Datenräume jedoch immer unpraktischer. Zu diesem Zeitpunkt begannen virtuelle Datenraumtechnologien rasch an Beliebtheit zu gewinnen.

Da Due Diligence zu den beliebtesten Anwendungsbereichen von Datenraum-Software gehört, ist ein Due-Diligence-Datenraum eine speziell für diesen Zweck entwickelte Lösung. Er optimiert, beschleunigt und vereinfacht die Interaktion zwischen externen Prüfern und Dritten während der Due Diligence.

Wie viel kostet ein Due-Diligence-Datenraum?

• Der Preis für einen Datenraum hängt stark von der Preispolitik des jeweiligen Anbieters sowie von den Besonderheiten Ihres Projekts ab. Die Kosten können zwischen 99 US-Dollar und weit über 500.000 US-Dollar variieren, je nach Anzahl der Dokumente und anderer am Auditprozess beteiligter Parteien, der Nutzungsdauer und den Funktionen der Software.

Die 5 größten Herausforderungen der Due Diligence

Manche mögen argumentieren, dass die Umstellung auf Due-Diligence-Software nicht notwendig ist, da Unternehmen bisher auch ohne sie erfolgreich Geschäfte abgewickelt haben. Allerdings gab es bis zur Verbreitung von VDRs Anfang der 2010er Jahre einige wesentliche Nachteile der traditionellen Geschäftsabwicklung:

1. Zeitaufwändige Verfahren
2. Datensicherheit
3. Erhöhtes Dokumentationsvolumen
4. Anzahl der Beteiligten
5. Compliance-Anforderungen

1. Zeitaufwändige Verfahren

Als der Due-Diligence-Prozess noch in physischen Datenräumen stattfand, konnte er Monate und manchmal sogar Jahre dauern. Früher musste man vor Ort beim Verkäufer sein, um Dokumente zu prüfen, wichtige Punkte des Geschäfts zu besprechen und eine für beide Seiten vorteilhafte Entscheidung zu treffen.

Da viele Due-Diligence-Teilnehmer vielbeschäftigte Führungskräfte sind, ist es schwierig, ihre Terminkalender aufeinander abzustimmen. Die Überprüfung der Dokumente allein nahm also schon viel Zeit in Anspruch, und die Organisation stellte eine zusätzliche Komplikation und Unannehmlichkeit dar.

2. Datensicherheit

Due-Diligence-Daten enthalten viele vertrauliche Informationen. Die Aufbewahrung sensibler Dokumente in physischen Archiven birgt Risiken wie versehentliche Zerstörung, unbefugte Einsichtnahme, Verlegung und vieles mehr.

Im Wesentlichen ist die Integrität aller physischen Unterlagen so stark wie der Schlüssel und das Schloss, die sie schützen. Und selbst mit den hochentwickelten Sicherheitsvorrichtungen, über die wir heute verfügen, sind die Risiken menschlicher Fehler und interner Spionage nach wie vor hoch.

3. Erhöhtes Dokumentationsvolumen

Unabhängig davon, für welches Projekt Sie verantwortlich sind, wenn Sie den Einsatz eines virtuellen Datenraums in Betracht ziehen, müssen Sie wahrscheinlich große Mengen verschiedener Dateien verwalten. Die Analyse gedruckter Dokumente nimmt nicht nur mehr Zeit in Anspruch, sondern Sie müssen auch Zeit und Mühe aufwenden, um die erforderlichen Unterlagen überhaupt erst zu finden.

Die veraltete Methode der Dokumentenverwaltung ist ein Ablagesystem mit Index. Und das funktioniert nur in einer perfekten Welt, in der alle, die Zugriff auf die Aktenschränke haben, diese auch gemäß den Richtlinien nutzen.

4. Die Anzahl der Teilnehmer

Je nach Größe des Zielunternehmens und der Art des Projekts können zwischen zwei und hundert oder mehr Personen an dem Prozess beteiligt sein.

In physischen Datenräumen ist es fast unmöglich, mehreren Interessenten gleichzeitig Einsicht in dieselben Due-Diligence-Dokumente zu gewähren, ohne Kopien anzufertigen. Das Kopieren sensibler Dateien ist jedoch höchst unerwünscht, da dies die Datenanfälligkeit erhöht.

5. Compliance-Anforderungen

Schließlich gibt es in jeder Branche eine Reihe von Regeln und Standards, die bei der Datenverarbeitung einzuhalten sind. So werden beispielsweise Due-Diligence-Juristen und ihr berufliches Verhalten durch die jeweiligen staatlichen Behörden reguliert.

Ebenso unterliegen Unternehmen, die auf den Kapitalmärkten tätig sind, den Vorschriften der SEC, und Gesundheitseinrichtungen den Vorschriften des HHS. Die manuelle Gewährleistung einer einwandfreien Compliance ist keine leichte Aufgabe, insbesondere für große Organisationen.

Wichtige Funktionen eines virtuellen Datenraums für die Due Diligence

Um verschiedene Aufgaben effektiv zu unterstützen, muss ein Datenraum eine Kombination aus grundlegenden und erweiterten Funktionen bieten. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der Tools, auf die Sie beim Vergleich von Anbietern virtueller Datenräume achten sollten.

Sicherheit

Ein virtueller Datenraum sorgt dafür, dass Ihre sensiblen Daten vor allen Arten von böswilligen Aktivitäten, internen Fehlern und versehentlicher unbefugter Offenlegung geschützt sind. Der Schutz der Informationen wird in der Regel durch eine Kombination aus ausfallsicheren Datenverarbeitungsanlagen und innovativen Softwarelösungen erreicht.

Dokumentenverwaltung

Mit Datenräumen können Sie Hunderte von Dateien speichern und einfach darauf zugreifen. Die manuelle Verwaltung und Organisation der Dokumente kann jedoch sehr zeitaufwändig sein. Daher ist es äußerst hilfreich, wenn die Datenraum-Software Tools für eine intuitive Organisation und die Automatisierung sich wiederholender Prozesse bietet.

Benutzerverwaltung

Datenraumadministratoren müssen sicherstellen, dass alle Transaktionsteilnehmer über die entsprechenden Rechte verfügen, um die erforderlichen Informationen abzurufen und ihre Aufgaben zu erfüllen. Die Zugriffsverwaltung ist am effektivsten, wenn die Datenraumsoftware mehrere Ebenen von Benutzerrechten und dokumentspezifische Einstellungen ermöglicht.

Zugänglichkeit

Einer der Hauptvorteile eines Online-Datenraums gegenüber einem physischen Raum besteht darin, dass die erforderlichen Dokumente viel schneller und bequemer abgerufen werden können. Die Möglichkeit, sich von jedem Gerät und jedem Standort aus in den Datenraum einzuloggen, beschleunigt komplexe Transaktionen erheblich und ermöglicht allen Beteiligten ein effektiveres Arbeiten.

Benutzerfreundlichkeit

Virtuelle Datenräume sollen die Due Diligence beschleunigen und vereinfachen. Deshalb sollten Sie und die anderen am Projekt beteiligten Benutzer keine Schwierigkeiten haben, sich in der Software zurechtzufinden und die erforderlichen Aufgaben zu erledigen.

Anpassung

Die Anpassung des Due-Diligence-Datenraums an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens verleiht dem Projekt zusätzliche Professionalität. Einerseits können sich Ihre Kollegen leichter an die neue Software gewöhnen. Andererseits stärken alle externen Besucher ihre Loyalität gegenüber Ihrer Marke und Ihrer Positionierung.

Kommunikation

Die von Ihnen gewählte Datenraum-Software muss mehrere Lösungen für die Kommunikation mit anderen Projektteilnehmern innerhalb der Plattform bieten. Dazu gehören die Einrichtung privater Chats, die Verbindung mehrerer Personen über Telefonkonferenzen und das Versenden von E-Mails ohne Abmeldung.

Berichterstellung

Fortschrittliche virtuelle Datenräume bieten Analyse- und Berichtsinstrumente, die Ihnen wertvolle Einblicke in den Umgang mit Ihren Daten liefern. Diese Tools verfolgen die Aktivitäten jedes Benutzers und erstellen informative Zusammenfassungen über die Gesamtaktivität, den Fortschritt der Transaktion und vieles mehr.

Kundensupport

Selbst die ausgefeiltesten Online-Datenräume funktionieren nicht immer einwandfrei. Da es jedoch unmöglich ist, eine fehlerfreie Software zu finden, können Sie den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen, indem Sie sich für einen Anbieter mit ausgezeichnetem Kundensupport entscheiden.

Wie wählt man einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence aus?

Um höchste Sicherheit und Organisation für Ihre sensiblen Dokumente zu gewährleisten, sollten Sie sich für einen Branchenführer entscheiden. Aber wie finden Sie den Besten der Besten?

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Die besten virtuellen Datenräume sind in der Regel auf bestimmte Unternehmenstypen und Projekte zugeschnitten. So können die Entwickler von der Qualität ihrer Technologie und Dienstleistungen überzeugt sein. Deshalb sollten Sie in der ersten Phase Ihrer Recherche Ihre Erwartungen und Anforderungen klar definieren.

Die folgenden vier Kategorien helfen Ihnen dabei, Ihre Anforderungen besser zu strukturieren.

• Besonderheiten des Unternehmens oder Projekts

Beginnen Sie mit einer Auflistung der grundlegenden Informationen, wie z. B. der Größe Ihres Unternehmens, der Branche, in der es tätig ist, und der Anzahl der an jedem Projekt beteiligten Personen. Konzentrieren Sie sich dann auf die Daten, die besonders geschützt werden müssen, wie z. B. geistiges Eigentum, Forschungsergebnisse, patentierte Technologien usw.

• Notwendige Funktionen

Überlegen Sie sich, wie Sie derzeit Ihre Geschäftsabläufe handhaben und welche Tools diese reibungsloser und effizienter gestalten könnten. Wenn Ihr Unternehmen neu ist, lesen Sie den obigen Abschnitt über die wichtigsten Funktionen eines virtuellen Datenraums für die Due Diligence.

• Zusätzliche Unterstützung

Einige Anbieter bieten über die Softwarefunktionen hinausgehende Dienstleistungen für virtuelle Datenräume an. Diese reichen von einfachen Verwaltungsaufgaben bis hin zu maßgeschneiderter Beratung und Betreuung. Kleine und mittlere Unternehmen können aufgrund fehlender Mitarbeiter oder Fachkenntnisse in hohem Maße von einer solchen Unterstützung profitieren.

• Preis

Die Preisgestaltung wird wahrscheinlich einer der schwierigsten Aspekte bei der Suche nach einem Datenraum-Anbieter sein. Viele Anbieter erstellen für jeden neuen Kunden ein individuelles Angebot, das sich nach der Art des Projekts, dem Umfang der Unternehmensdokumente, der Anzahl der Nutzer usw. richtet. Dennoch sollten Sie einen Rahmen für Ihr Budget für die VDR-Investition festlegen, um die Suche zu vereinfachen.

Es ist auch ratsam, sich mit dem Rest Ihres Teams zu beraten, um sicherzustellen, dass alle hinsichtlich der Softwareanforderungen auf dem gleichen Stand sind. Organisieren Sie ein Teammeeting, um Ideen zu sammeln, oder fragen Sie Ihre Partner, welche Datenraumlösung sie in ihrem Unternehmen verwenden.

2. Anbieter in die engere Wahl nehmen

Sobald Sie wissen, worauf Sie achten müssen, durchsuchen Sie die Websites der Anbieter, um zu sehen, ob sie Ihren Kriterien entsprechen. Achten Sie dabei besonders auf Folgendes:

• Nischenbereich

Ein fortschrittlicher virtueller Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen ist mehr als nur ein Online-Speicherort. Moderne Anbieter gehen noch einen Schritt weiter, um die Benutzererfahrung zu verbessern, indem sie Tools und Lösungen für bestimmte Branchen und Anwendungsfälle anbieten.

Beispielsweise gibt es Datenraumanbieter für M&A-Due-Diligence-Prüfungen, die über umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von M&A-Transaktionen verfügen. Andere Anbieter arbeiten wiederum mit Behörden, gemeinnützigen Organisationen, Bildungseinrichtungen usw. zusammen.

• Erfahrung mit ähnlichen Fällen

Neben der Fokussierung auf bestimmte Branchen können Anbieter auch Tools nur für bestimmte Projekte anbieten. Auf diese Weise kann eine virtuelle Datenraum-Software die perfekte Lösung für die Zusammenarbeit mit mehreren Parteien sein, während eine andere eine Komplettlösung für die Unternehmensentwicklung darstellt.

• Angebotener Mehrwert

Prüfen Sie, welche Instrumente jeder Anbieter für den von Ihnen zu zahlenden Preis garantiert. Dazu gehören Sicherheitsfunktionen, Zugänglichkeit, erweiterte Tools und zusätzliche Dienstleistungen. Denken Sie daran, dass Sie auch wenn der Anbieter derzeit Ihren Anforderungen entspricht, in Zukunft möglicherweise zusätzliche Tools benötigen. Daher kann es von Vorteil sein, sich für ein Angebot mit umfangreicheren Funktionen zu entscheiden.

• Bewertungen früherer Nutzer

Informieren Sie sich auf mehreren unabhängigen Bewertungsplattformen über aktuelle Nutzerbewertungen. Achten Sie dabei insbesondere auf Erfahrungsberichte, in denen beschrieben wird, wie die Software die erforderlichen Dokumente verwaltet hat, wie die Qualität des Supports war und ob die Entwickler des Datenraums echte Profis sind, die ständig daran arbeiten, ihre Plattform zu verbessern.

3. Vergleichen Sie die ROIs

Sobald Sie die Preisangebote der in die engere Wahl gekommenen Anbieter haben, bewerten Sie, wie Sie mit jeder Software Zeit sparen, die Effizienz maximieren, Kosten senken und die interne Transparenz verbessern können. Die grobe Kombination dieser Faktoren gibt Ihnen einen allgemeinen Eindruck vom Wert jedes Anbieters und hilft Ihnen zu beurteilen, ob er sein Geld wert ist.

4. Fordern Sie kostenlose Testphasen an

Die meisten etablierten SaaS-Anbieter von Datenräumen bieten Ihnen die Möglichkeit, ihre Software zwischen einer Woche und einem Monat lang im Testmodus zu nutzen. Führen Sie während dieser Zeit Testläufe der wesentlichen Due-Diligence-Prozesse durch, z. B. die Überprüfung der Dokumente anhand einer Due-Diligence-Checkliste.

Kostenlose Testversionen sind auch eine gute Gelegenheit, um Bedenken zu äußern und Ihren Administrator mit den Vorbereitungen für die bevorstehende Transaktion beginnen zu lassen.

5. Verhandeln Sie die Bedingungen

Schließen Sie Ihren Auswahlprozess ab, indem Sie vergleichen, wie jeder Anbieter die Anforderungen Ihres Projekts erfüllt. Dies kann alles umfassen, von der Erstellung einer branchenspezifischen Due-Diligence-Checkliste bis hin zur Unterstützung bei der Einrichtung und Verwaltung Ihres Datenraums.

Best Practices für Due-Diligence-Datenräume

Befolgen Sie diese Tipps, um Ihren Due-Diligence-Datenraum optimal zu nutzen.

1. Erstellen Sie digitale Kopien aller Dokumente, bevor Sie mit der Einrichtung des virtuellen Datenraums beginnen. Wenn Sie vorhaben, auch die physischen Kopien aufzubewahren, erstellen Sie ein entsprechendes Indexsystem, um die richtigen Dokumente schneller finden zu können.
2. Duplizieren Sie die Hierarchie Ihres Teams, wenn Sie Benutzerrollen erstellen und Rechte zuweisen. Auf diese Weise gibt es keine Unklarheiten darüber, wer welche Aufgaben hat.
3. Nehmen Sie die vom Anbieter angebotenen Schulungen für Ihr Team in Anspruch und fordern Sie bei Bedarf zusätzliche Schulungen an. Denken Sie daran, dass Ihre erfahrenen Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten haben, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Stellen Sie daher sicher, dass sie alle erforderlichen Ressourcen erhalten, um sich effektiv einarbeiten zu können.
4. Investieren Sie etwas Zeit in ein leicht verständliches und einheitliches System zur Benennung von Dateien. Nutzen Sie Ordner, Unterordner und Beschriftungen, um Daten noch besser zu kategorisieren.
5. Nach Abschluss der Due-Diligence-Phase sollten Sie den virtuellen Datenraum neu organisieren, um ihn für die nächste Phase des Geschäfts vorzubereiten. Datenräume eignen sich beispielsweise hervorragend für Integrationsteams zur Entwicklung komplexer Strategien oder für den täglichen Betrieb.

Erste Schritte mit einem virtuellen Datenraum für die Due Diligence

Eine gute Vorbereitung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr virtueller Datenraum für die Due Diligence reibungslos funktioniert und selbst das geringste Sicherheitsrisiko minimiert wird. Hier sind neun Schritte, die Sie unternehmen sollten, um einen Due-Diligence-Datenraum zu nutzen.

Wie bereitet man einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence vor?

• Sobald Sie einen geeigneten Anbieter gefunden haben, richten Sie Ihren Datenraum ein, erstellen Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur und laden Sie die erforderlichen Dokumente hoch. Der nächste Schritt besteht darin, Zugriffsberechtigungen einzurichten, die autorisierten Benutzer einzuladen und sicherzustellen, dass alle für die Integration des neuen Tools vorbereitet sind.

Schritt 1. Wählen Sie den passenden Due-Diligence-Datenraum

Nutzen Sie die Vorschläge aus dem obigen Abschnitt, um einen Anbieter zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht. Denken Sie daran, dass der von Ihnen gewählte Datenraum dazu dient, den mit der Due Diligence verbundenen Stress zu reduzieren. Sie sollten daher mit Ihrer Entscheidung vollkommen zufrieden sein, bevor Sie fortfahren.

Schritt 2. Besprechen Sie die Zahlungsmodalitäten und unterzeichnen Sie die Vertraulichkeitsvereinbarung

Anbieter von virtuellen Datenräumen verfolgen unterschiedliche Preisstrategien. Zu den gängigsten Kostenmodellen gehören:

• Feste monatliche Pakete
• Gebühren pro Benutzer
• Speichervolumen
• Pro Funktion

Darüber hinaus kann der Endpreis je nach der von Ihnen gewählten Zahlungsweise variieren. Langfristige Verträge werden oft mit erheblichen Rabatten angeboten, was eine gute Lösung für Projekte ist, die länger als ein Jahr dauern.

Wählen Sie das für Sie am besten geeignete Preismodell aus und unterzeichnen Sie alle erforderlichen Dokumente, um mit der Arbeit mit der Software zu beginnen.

Schritt 3. Erstellen Sie eine Checkliste für den Due-Diligence-Datenraum

Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Dokumente, die Sie während des Due-Diligence-Prozesses benötigen. Am einfachsten ist es, diese nach Abteilungen zu kategorisieren, z. B. Finanzen, Recht, Personalwesen usw. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er Ihnen eine Muster-Checkliste zur Verfügung stellen kann, damit Sie nichts übersehen.

Schritt 4. Erstellen Sie eine logische Organisationsstruktur für den Datenraum

Ein Datenraum für die Due Diligence ist am effektivsten, wenn er leicht zugänglich, intuitiv zu bedienen und gut organisiert ist. Richten Sie die Struktur Ihres Datenraums nach dem Zeitplan der bevorstehenden Zusammenarbeit aus und unterteilen Sie die Dokumente nach Abteilung, Funktion oder Vertraulichkeitsstufe.

Die automatische Ordnerstrukturfunktion kann Ihnen dabei helfen, den Datenraum effizienter einzurichten. Dieser Ansatz wird in der Regel von erfahrenen Anbietern angeboten, die bereits ähnliche Fälle bearbeitet haben.

Weiter unten finden Sie einige praktische Tipps zum Erstellen funktionaler Strukturen für Due-Diligence-Datenräume.

Schritt 5. Dateien hochladen

Füllen Sie die Ordner mit Inhalten und orientieren Sie sich dabei an Ihrem eigenen oder dem vom System generierten Datenraumindex. Stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen von den übrigen Daten getrennt sind und über geeignete Schutzmechanismen verfügen.

Die Checkliste für Due-Diligence-Datenräume hilft Ihnen dabei, alle erforderlichen Dateien vorzubereiten und zusammenzustellen, bevor sie angefordert werden.

Schritt 6. Zugriffsberechtigungen einrichten

Um eine sichere Dokumentenfreigabe zu gewährleisten und die gesamten Aktivitäten im Datenraum zu kontrollieren, weisen Sie den Benutzern entsprechend ihrer Funktion Aufgaben zu. Einige Anbieter ermöglichen es Ihnen, Gruppenrechte einzurichten, die die Zugriffsgewährung für ganze Abteilungen oder bestimmte Berufsgruppen, wie Buchhalter oder Investmentbanker, erheblich vereinfachen.

Der wichtigste Schritt bei der Zuweisung von Rechten ist die Überprüfung. Verwenden Sie die Funktion „Anzeigen als“, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer Zugriff auf wichtige Informationen hat und die Gesamtintegrität des Datenraums nicht gefährdet.

Schritt 7. Interne und externe Benutzer einladen

Laden Sie alle Beteiligten zur Zusammenarbeit in Ihrer neu erstellten sicheren Umgebung eines virtuellen Datenraums ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen zum Zugriff auf die Plattform und zu den zu verwendenden Geräten bereitstellen. Nutzen Sie die Funktion für Sammeleinladungen, um Gruppen von Mitwirkenden einfach zu überblicken und den Kooperationsprozess zu beschleunigen, indem Sie alle gleichzeitig einbinden.

Schritt 8. Prioritäten und Fristen festlegen

Visualisieren Sie den Meilenstein-Rahmen für die bevorstehende Due Diligence und senden Sie Erinnerungen an die Verantwortlichen, damit diese ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen. Mit der VDR-Berichtsfunktion können Sie auch die Beteiligung und Fertigstellung aller Abteilungen und anderen Mitwirkenden verfolgen.

Schritt 9. Regelmäßige Pflege der Datenraum-Inhalte sicherstellen

Auch wenn es so aussieht, als wäre Ihre Arbeit mit dem Hochladen wichtiger Dokumente und dem Einladen der Benutzer erledigt, gibt es noch viele Aufgaben zu erledigen. Beginnen Sie mit der Bearbeitung von Anfragen der Projektteilnehmer, indem Sie Dokumente hinzufügen und entfernen, sicherstellen, dass alle über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, und die Beteiligung überwachen.

Laden Sie weitere Benutzer zur Verwaltung des Datenraums ein, wenn Sie ein besonders großes Projekt oder mehrere Transaktionen gleichzeitig bearbeiten.

Tipps zum Erstellen einer effektiven Struktur für einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence

Schauen wir uns einmal genauer an, wie Sie die Daten in Ihrem virtuellen Datenraum für die Due Diligence logisch und übersichtlich organisieren können. Ihre Hauptaufgabe besteht an dieser Stelle darin, eine Struktur zu erstellen, die einen reibungslosen Ablauf der Transaktion ermöglicht und den Benutzern hilft, die benötigten Dokumente schneller zu finden.

Was ist die Struktur eines virtuellen Datenraums?

• Die Struktur eines virtuellen Datenraums ist im Wesentlichen das Gerüst Ihrer Datenraumplattform. Sie besteht aus Ordnern und Unterordnern, die Ihnen helfen, Dateien zu organisieren, verschiedene Teile des Projekts voneinander zu trennen und einen agilen Workflow zu schaffen.

Bei der Planung der internen Struktur Ihres virtuellen Datenraums können Sie zwei allgemeine Ansätze verfolgen: Bottom-up und Top-down.

Bei der ersten Technik müssen Sie sich einen Überblick über alle zu organisierenden Dateien verschaffen und diese dann nach bestimmten Kriterien wie Vertraulichkeitsstufe, Abteilung, Vertragsphase usw. gruppieren. Dies ist eine geeignete Lösung, wenn Sie den Datenraum nur für die Due Diligence nutzen und keine weiteren Arbeitsprozesse zu berücksichtigen haben.

Der Top-Down-Ansatz ist häufiger anzutreffen, da er Ihnen ermöglicht, Daten unabhängig von der Größe Ihres Projekts oder Unternehmens zu systematisieren. Sie müssen lediglich Hauptordner erstellen, die bestimmten Arten von Informationen, Projektphasen oder Abteilungen entsprechen. Innerhalb dieser Ordner erstellen Sie Unterordner, um die Dateien weiter in übersichtliche Strukturen zu unterteilen.

Hier ist ein Beispiel für die Verwendung des Top-Down-Ansatzes zur Systematisierung von Due-Diligence-Daten.

Hauptordner: Übernahme von Unternehmen A 2023: Due-Diligence-Dokumente

• Unterordner: Finanzen
  • Unterordner: Steuerberichte seit Jahresbeginn
  • Unterordner: Geprüfte Jahresabschlüsse
  • Unterordner: Ungeprüfte Jahresabschlüsse
  • Unterordner: Verbindlichkeiten und Verpflichtungen
• Unterordner: Recht
  • Unterordner: Gewerbescheine
  • Unterunterordner: Genehmigungen
  • Unterunterordner: Ausstehende Streitigkeiten
• Unterordner: Personal
  • Unterunterordner: Mitarbeiterverträge
  • Unterunterordner: Vergütungsmodell
  • Unterunterordner: Richtlinien
  • Unterunterordner: Onboarding-Dokumente
• Unterordner: Geistiges Eigentum
  • Unterunterordner: Erteilte Patente
  • Unterordner: Angemeldete Patente
  • Unterordner: Urheberrechte
  • Unterordner: Marken
• Unterordner: Kommerziell
  • Unterordner: Marketingstrategien
  • Unterordner: Kundenprofile
  • Unterordner: Lieferanten
  • Unterordner: Aktueller Marktanteil

Nehmen Sie sich Zeit, um die für Ihren Fall praktischste Struktur für den virtuellen Datenraum zu erstellen. Sie können auch andere Personen um ihre Meinung bitten, um das Layout vor der Inbetriebnahme zu bewerten.

Wer profitiert von virtuellen Datenräumen?

Datenraumdienste bieten unbegrenzte Möglichkeiten für einzelne Fachleute und Unternehmen jeder Größe und Branche. Fortschrittliche Datenraumlösungen sind flexibel und so ausgestattet, dass sie selbst komplexeste Verfahren wie M&A mit mehreren Partnern oder Unternehmensumstrukturierungen bewältigen können.

Branchen, die auf virtuelle Datenräume angewiesen sind

Virtuelle Datenräume sind unverzichtbar für Unternehmen, die sensible Daten speichern und austauschen sowie mehrstufige Recherchen oder Finanztransaktionen durchführen müssen. Dies gilt zwar praktisch für jede Organisation, doch die Branchen, die VDR-Lösungen am häufigsten nutzen, sind:

• Rechtsinstitutionen und Anwaltskanzleien
• Biowissenschaften
• M&A
• Finanzberatung
• Investmentbanking
• Immobilienunternehmen und -fachleute

Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume

Wie bereits erwähnt, haben virtuelle Datenräume für die meisten Transaktionen und Projekte viel zu bieten. Es gibt jedoch einige Anwendungsfälle, die besonders hervorstechen.

Fusionen und Übernahmen

Virtuelle Datenräume für Fusionen und Übernahmen helfen dabei, Prozesse in jeder Phase der Transaktion zu zentralisieren und zu optimieren. Die M&A-Teams kommen virtuell zusammen, um Dokumente zu prüfen, Strategien zu entwickeln, zu verhandeln und Techniken für die Integration nach dem Abschluss der Transaktion anzuwenden.

Kapitalbeschaffung

Für Kapitalgeber, egal ob Start-ups oder expandierende Unternehmen, ist ein virtueller Datenraum die bequemste Möglichkeit, alle Informationen und Personen, die zum Kapitalbeschaffungsprozess beitragen, zu organisieren. Gleichzeitig empfinden Investoren den Datenraum-Ansatz als professioneller und zeitsparender.

Börsengang

Der Börsengang erfordert eine umfangreiche Vorbereitungszeit, die zum größten Teil aus der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen für die Präsentation vor den Investmentbanken besteht. Auch hier sind virtuelle Datenräume äußerst nützlich, um große Datenmengen zu organisieren und die gesamte Kommunikation an einem Ort zu zentralisieren.

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, hängen die oben beschriebenen komplexen Transaktionen von der Qualität der Due Diligence ab. Deshalb sind Datenräume zwar hervorragend für die Erleichterung des Portfoliomanagements und der Kommunikation im Vorstand geeignet, aber Due Diligence ist einer der Hauptanwendungsfälle für diese Softwarekategorie.

Vorteile eines virtuellen Datenraums für Due Diligence

Due-Diligence-Datenraum-Software bewältigt alle im vorherigen Abschnitt beschriebenen Herausforderungen. Und mit dem Fortschritt der Technologie entdecken Transaktionsbearbeiter immer neue Vorteile der Verlagerung ihrer Aktivitäten in den digitalen Raum.

Wann benötigen Sie einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence?

• Ein virtueller Datenraum ist ein unverzichtbares Werkzeug, unabhängig von der Anzahl der Due-Diligence-Dokumente, die Sie verwalten müssen. Die Software ermöglicht die erforderliche Kosteneffizienz und ein verbessertes Zeitmanagement, um effektiv mit dem übernehmenden Unternehmen zu kommunizieren und jede Phase der Transaktion von der Initiierung bis zur Post-Merger-Integration zu kontrollieren.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der Vorteile, die ein virtueller Datenraum für die Due Diligence bietet, um Ihnen die Navigation und Optimierung komplexer Verfahren zu erleichtern.

Für Gründer und Geschäftsführer

• Die Glaubwürdigkeit gegenüber potenziellen Käufern und Investoren ist hoch. Die Zusammenarbeit verspricht komfortabel und sicher zu sein, sodass Partner mit VDR-Besitzern immer eher bereit sind, Geschäfte abzuschließen.
• Zugriffskontrolle. Das bedeutet, dass keine Dritten auf die Daten zugreifen können. Administratoren überwachen alle Teilnehmer und Inhalte auf der Plattform. Ein aktuelles Informationssicherheitssystem hilft Managern, Eindringlinge oder Hacker daran zu hindern, sich einzuschalten.
• Verwaltung von Berechtigungen. Vertraulichkeit spielt bei der Due Diligence eine große Rolle. Die Freigabe aller Dokumente für alle Benutzer führt oft zu Datenlecks. Daher haben die Entwickler ein System von Zugriffsebenen entwickelt. So haben beispielsweise Investoren oder Rechtsanwälte die gleichen Befugnisse wie die Geschäftsführer des Unternehmens selbst. Normale Mitarbeiter sehen zu diesem Zeitpunkt nur die Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dieser Ansatz garantiert Schutz sowohl vor Dritten als auch vor skrupellosen Kollegen.

Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmensleitern, in jeder Phase die Kontrolle zu behalten und über alle Ereignisse informiert zu sein.

Für alle auf der Plattform

• Der elektronische Datenraum spart Zeit. Im Gegensatz zum Papierformat müssen nicht alle Beteiligten Dokumente durchsuchen, um etwas zu finden. Suchwerkzeuge erledigen diese Aufgabe in Sekundenschnelle. Es reicht aus, den Dateinamen (oder Stichwörter aus dem Inhalt) einzugeben.
• Automatische Organisation von Dokumenten. Der Speicher organisiert alle Daten selbst, sodass dies nicht manuell erfolgen muss.
• Die einfache Bedienung ist eines der attraktivsten Merkmale des VDR. Die Entwickler haben dafür gesorgt, dass sich auch Anfänger als versierte Nutzer fühlen.
• Aktualisierung von Versionen. Das Programm zeichnet alle vorgenommenen Änderungen auf und speichert sie. Wenn ein Benutzer offline Korrekturen vornimmt, werden diese von der Due-Diligence-Software sofort nach der Verbindung mit dem Netzwerk aufgezeichnet.
• Für mehr Sicherheit. Wasserzeichen sind eindeutige Markierungen in Form eines Organisationsnamens, einer IP-Adresse oder anderer Informationen. Sie dienen dazu, Datenverstöße leicht nachverfolgen zu können. Sie können nicht gelöscht oder bearbeitet werden.
• Eine integrierte Geheimhaltungsvereinbarung verpflichtet Investoren und andere Besucher zur Einhaltung bestimmter Regeln. Der Zugriff auf die Daten ist ohne die Zustimmung der anderen Partei zu diesen Bedingungen nicht möglich.

Schnellere Verarbeitung

Ein virtueller Datenraum vereinfacht den Due-Diligence-Prozess, indem er den Beteiligten die Fernzugriffsmöglichkeit bietet. Darüber hinaus kann jedes Dokument in Sekundenschnelle abgerufen werden, sodass Entscheidungsträger und andere Beteiligte sich schneller auf den Inhalt konzentrieren können.

Datenräume ermöglichen auch das Hinzufügen neuer Benutzer im Verlauf des Geschäfts, die nahtlose Archivierung veralteter Dateien und die Durchführung von Aktivitätsanalysen für eine effektivere Governance.

Zentralisierung der Arbeitsabläufe

Virtuelle Datenraum-Software bündelt die gesamte projektbezogene Kommunikation. Mit der richtigen Plattform verfügen Sie über alle notwendigen Integrationen, um zu kommunizieren, Daten auszutauschen, Termine zu planen und vieles mehr.

Kosteneffizienz

Selbst die teuren Datenraum-Anbieter sind in der Regel kostengünstiger als eine herkömmliche Datenraum-Lösung. Die geringeren Kosten sind auf die Digitalisierung der Papierarbeit zurückzuführen, wodurch Sie Ausgaben für folgende Bereiche einsparen:

• Druck und Verteilung von Dokumenten
• Immobilienkosten
• Gehälter für Datenraum-Mitarbeiter

Und obwohl der finanzielle Aspekt nicht der Hauptgrund für die Umstellung auf einen virtuellen Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen ist, ist er neben dem hohen Komfort und dem gestiegenen Umweltbewusstsein ein solides Argument.

Bequemer Zugriff

Wie bereits erwähnt, müssen bei einem physischen Datenraum alle Beteiligten, vom Administrator bis zu den Stakeholdern, an einen bestimmten Ort reisen, um auf die Daten zugreifen zu können. Nutzer eines virtuellen Datenraums müssen sich hingegen lediglich bei der Plattform anmelden, um effektiv zum Projekt beitragen zu können.

Erhöhte Sicherheit

Die meisten modernen Datenraum-Anbieter treffen die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, um Finanzdokumente und andere vertrauliche Unterlagen vor allen potenziellen Risiken zu schützen. Einige von ihnen ermöglichen Ihnen sogar, die Ausführung bestimmter Funktionen selbst zu steuern, was Ihnen ein zusätzliches Maß an Sicherheit bietet.

VDR vs. kostenlose Dateifreigabeplattformen für die Due Diligence

Da die Due Diligence ein Prozess ist, der auf der Speicherung und Freigabe von Dokumenten basiert, glauben manche, dass dies über öffentlich zugängliche Dateiaustauschlösungen erreicht werden kann. Die Technologie virtueller Datenräume hat jedoch gegenüber solchen Tools mehrere wesentliche Vorteile, da sie speziell für den Umgang mit sensiblen Informationen bei komplexen Transaktionen entwickelt wurde.

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile von virtuellen Datenräumen und kostenlosen Dateifreigabeplattformen.

Virtueller Datenraum	Kostenlose Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien
Mit Datenräumen können Sie vertrauliche Dokumente innerhalb der Plattform selbst austauschen.	Standardfunktionen ermöglichen eine schnelle und reibungslose Dateifreigabe.
Detaillierte Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass jeder Benutzer über personalisierte Rechte verfügt.	Die meisten Lösungen sind so einfach, dass sie für alle Arten von Benutzern benutzerfreundlich sind.
Datenanalysen können dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Geschäfte schneller abzuwickeln.	Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten kann aufgrund externer Links nicht reguliert werden.
Die Datenraumtechnologie unterliegt strengen Vorschriften und Compliance-Anforderungen.	Die einzige Möglichkeit, Dokumente zu schützen, besteht darin, Zugriffsrechte auf der Grundlage einer einzigen Berechtigungsangabe, beispielsweise einer E-Mail-Adresse, zu vergeben.
Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten zahlreiche Funktionen, die über die reine Speicherung von Dokumenten hinausgehen.	Die Integrität öffentlicher Zugangsplattformen ist häufig gefährdet.
Die Implementierung eines Datenraums kann für Unternehmen ohne entsprechende Erfahrung einige Zeit in Anspruch nehmen.	Aufgrund der großen Anzahl von Kunden ist eine individuelle Unterstützung nicht möglich.
Virtuelle Datenräume sind nicht kostenlos.	Während die Grundkapazität in der Regel kostenlos ist, kosten die Erweiterung des Datenspeichers und das Hinzufügen weiterer Funktionen Geld.

Warum benötigen Sie einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence?

Ein Unternehmen in der modernen Welt zu führen, kann entweder eine große Herausforderung oder eine leichte Aufgabe sein. Die Wahl liegt bei Ihnen. Datenräume für M&A, Due Diligence und andere wichtige Prozesse können Ihre Arbeit erheblich vereinfachen und Ihnen zusätzliche Zuverlässigkeit und Sicherheit bieten.

Die Nutzung eines physischen Datenraums ist nicht mehr relevant. Menschliche Fehler und automatisch verursachte Irrtümer dürfen bei wichtigen Geschäftsvereinbarungen oder Transaktionen nicht auftreten. An dieser Stelle bieten Intralinks und eine Reihe ähnlicher Anbieter eine beeindruckende Lösung. Der vollständig automatisierte, ohne menschliches Zutun arbeitende virtuelle Datenraum für Due Diligence wird Ihr Geschäft verbessern. Der absolut vertrauliche, 100 % sichere Ideals-Datenraum ermöglicht Ihnen die Speicherung, Anzeige und Weitergabe wertvoller Informationen an potenzielle Investoren auf die für Sie vorteilhafteste Weise.