Virtueller Datenraum für Due Diligence

Was ist ein Due Diligence Data Room?

Der Due-Diligence-Datenraum ist eine Softwarelösung für verschiedene Due-Diligence-Aufgaben. Basierend auf der Idee eines erhabenen physischen Transaktionsraums ermöglichen Ihnen Datenräume, sensible Daten zu speichern, mit anderen zu kommunizieren und wichtige Entscheidungen schneller zu treffen.

Ein Datenraum ist ein Raum, der Unternehmensdokumente wie Mitarbeiterverträge, Richtlinien, Jahresabschlüsse, Lieferantenverträge usw. enthält. Herkömmliche Datenräume, auch physische Datenräume genannt, sind im wesentlichen Segmente der Zentrale oder der Regionalbüros, die Schränke und Besprechungsräume enthalten.

Aber als sich globale Unternehmensworte in Richtung Digitalisierung zu verschieben begannen, waren physische Datenräume nicht mehr praktikabel. Damals begann die Technologie virtueller Datenräume schnell an Popularität zu gewinnen.

Da Due Diligence-Prozess eine der beliebtesten Arten der Nutzung von Datenraumsoftware ist, ist Due Diligence Data Room eine speziell für diesen Zweck entwickelte Lösung. Es rationalisiert, beschleunigt und vereinfacht jegliche Interaktion zwischen externen Prüfern und Dritten während der verschiedenen Form der Due Diligence-Prüfung.

Die 5 wichtigsten Due-Diligence-Probleme, Chancen und Risiken

Einige mögen argumentieren, dass ein Umstieg auf Software für die Due Diligence nicht so notwendig ist, da Unternehmen in der Vergangenheit Transaktionen erfolgreich abwickeln konnten. Aber es gab einige erhebliche Nachteile der Transaktionsverarbeitung der alten Schule, die bestehen blieben, bis VDRs Anfang der 2010er-Jahre zum Mainstream wurden:

1. Lange Prozeduren
2. Datensicherheit
3. Erhöhung des Dokumentationsumfangs
4. Anzahl der Teilnehmer
5. Compliance-Anforderungen

1.Verfahren, die viel Zeit in Anspruch nehmen

Wenn die Due Diligence in den physischen Datenräumen durchgeführt wurde, konnte es Monate oder manchmal Jahre dauern. Früher mussten Sie vor Ort bei Unternehmenskäufen anwesend sein, um Dokumente zu prüfen, wichtige Punkte der Transaktion zu besprechen und eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden.

Da viele Due-Diligence-Teilnehmer vielbeschäftigte Führungskräfte sind, ist es schwierig, ihre Zeitpläne im Einklang zu halten. Obwohl die Überprüfung von Dokumenten selbst viel Zeit in Anspruch nahm, fügte ihre Organisation also nur eine zusätzliche Ebene von Komplexität und Unannehmlichkeiten hinzu.

2. Datensicherheit

Due-Diligence-Daten enthalten viele vertrauliche Informationen. Die Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen in physischer Aufbewahrung birgt das Risiko der versehentlichen Zerstörung, unaufgeforderten Einsichtnahme, Verlegung usw.

Tatsächlich ist die Integrität jedes physischen Dokuments so sicher wie der Schlüssel und das Schloss, die es schützen. Und selbst mit den heutigen hochmodernen Sicherheitsvorrichtungen ist das Risiko menschlicher Fehler und Insider-Spionage immer noch hoch.

3. Erhöhung des Dokumentationsumfangs

Unabhängig davon, für welches Projekt Sie verantwortlich sind, wenn Sie einen virtuellen Datenraum verwenden möchten, müssen Sie wahrscheinlich eine große Menge unterschiedlicher Dateien verwalten. Es dauert nicht nur länger, gedruckte Dokumente zu analysieren, Sie müssen auch einige Zeit und Mühe aufwenden, um das Papier zu finden, das Sie überhaupt benötigen.

Ein archaischer Ansatz für den Workflow ist ein Dateisystem mit einem Index. Und das funktioniert nur in einer idealen Welt, in der jeder, der Zugang zu den Schränken erhält, sie wie angewiesen verwendet.

4. Anzahl der Teilnehmer

Abhängig von der Größe Ihres Zielunternehmens und der Art des Projekts, an dem Sie beteiligt sind, kann der Prozess zwischen zwei und hundert oder mehr Personen umfassen.

In physischen Datenräumen ist es fast unmöglich, mehreren Beteiligten die gleichzeitige Einsicht in dieselben Due-Diligence-Dokumente zu ermöglichen, ohne Kopien anzufertigen. Und das Kopieren vertraulicher Dateien ist höchst unerwünscht, da es die Anfälligkeit von Daten erhöht.

5. Compliance-Anforderungen

Schließlich hat jede Branche eine Reihe von Regeln und Standards, die bei der Verarbeitung von Daten befolgt werden müssen. So werden beispielsweise die Sorgfaltspflichten der Rechtsanwälte und deren Berufsausübung von der jeweiligen Landesverwaltung geregelt.

In ähnlicher Weise reagieren Kapitalmarktunternehmen auf die Regeln der SEC’s und medizinische Einrichtungen auf die von HHS’s. Die perfekte Übereinstimmung manuell zu finden, ist keine leichte Aufgabe, insbesondere für große Organisationen.

Wie wählt man einen virtuellen Datenraum für Due Diligence aus?

Um maximale Sicherheit und Organisation Ihrer sensiblen Dokumente zu gewährleisten, wenden Sie sich am besten an Branchenführer. Aber wie bestimmt man die Besten der Besten?

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Die besten virtuellen Datenräume sind in der Regel für bestimmte Arten von Unternehmen und Projekten konzipiert. Dadurch können sich Entwickler auf die Qualität ihrer Technologien und Dienstleistungen verlassen. Aus diesem Grund besteht der erste Schritt Ihrer Recherche darin, Ihre Erwartungen und Bedürfnisse klar zu formulieren.

Nachfolgend finden Sie vier Kategorien, die Ihnen helfen sollen, sich leichter durch die Anforderungen zu navigieren.

• Besonderheit des Unternehmens oder Projekts. Beginnen Sie damit grundlegende Informationen wie die Größe Ihres Unternehmens, die Branche und die Anzahl der an jedem Projekt beteiligten Personen aufzulisten. Vergrößern Sie dann bestimmte Datenteile, die erweiterten Schutz benötigen, wie z. B. geistiges Eigentum, Forschungsergebnisse, patentierte Technologien usw.
  
• Erforderliche Funktionen. Denken Sie darüber nach, wie Sie derzeit Geschäftsvorgänge verarbeiten, und denken Sie an alle Tools, die sie reibungsloser und effizienter machen könnten. Wenn Ihr Unternehmen neu ist, beachten Sie bitte die Hauptmerkmale des Abschnitts „Virtuelle Datenräume“ oben, um die Sorgfaltspflicht zu erfüllen.
  
• Zusätzliche Hilfe. Einige Anbieter bieten Dienste für virtuelle Datenräume an, die über die Möglichkeiten der Software hinausgehen. Diese reichen von einfachen Verwaltungsaufgaben bis hin zu individuellen Beratungen und Empfehlungen. Kleine und mittlere Unternehmen können aufgrund von Personal- oder Erfahrungsmangel stark von einer solchen Unterstützung profitieren
  
• Preis. Die Preisgestaltung ist wahrscheinlich einer der schwierigsten Aspekte bei der Suche nach Datenraumanbietern. Viele Anbieter legen für jeden neuen Kunden individuelle Preise fest, die auf der Art des Projekts, der Menge der Unternehmensdokumentation, IT Unternehmen, der Anzahl der Benutzer usw. basieren. Sie sollten jedoch immer noch eine Budgetspanne für Ihre VDR-Investition einplanen, um die Suche zu erleichtern.

Es ist auch eine gute Idee, sich mit dem Rest Ihres Teams zu beraten, um sicherzustellen, dass sich alle über die Softwareanforderungen einig sind. Veranstalten Sie ein Teammeeting, um Ideen zu besprechen, oder wenden Sie sich an Ihre Partner, um herauszufinden, welche Datenraumlösung sie gegebenenfalls in ihrem Unternehmen verwenden.

2. Lieferantenliste

Sobald Sie wissen, wonach Sie suchen müssen, schauen Sie sich die Websites der Anbieter an, um zu sehen, ob sie Ihren Kriterien entsprechen. Achten Sie besonders auf:

• Nischenaktivität. Ein erweiterter virtueller Datenraum für Due Diligence ist mehr als nur ein Online-Repository. Moderne Anbieter tun alles, um die Erfahrung ihrer Benutzer zu verbessern, indem sie Tools und Lösungen für bestimmte Branche der Due Diligence und Anlässe bereitstellen (Legal Due Diligence, Commercial Due Diligence, Financial Due Diligence, Operational Due Diligence).

Beispielsweise gibt es Anbieter von M&A-Due-Diligence-Datenräumen, die über umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von M&A-Teilnehmern verfügen. In ähnlicher Weise bevorzugen andere Anbieter die Zusammenarbeit mit Regierungen, gemeinnützigen Organisationen, Bildungseinrichtungen usw. zu finden, ist keine leichte Aufgabe, insbesondere für große Organisationen.

• Erfahrung mit ähnlichen Fällen. Neben der Fokussierung auf bestimmte Branchen können Anbieter Tools auch nur für bestimmte Projekte bereitstellen, sodass eine Software für virtuelle Datenräume eine ideale Lösung für die Zusammenarbeit mehrerer Parteien sein kann, während eine andere ein One-Stop-Tool für die Unternehmensentwicklung sein kann.
  
• Vorgeschlagener Preis. Sehen Sie, welche Tools jeder Anbieter für den von Ihnen gezahlten Preis garantieren kann. Dazu gehören Sicherheitsfunktionen, Barrierefreiheitsfunktionen, erweiterte Tools und zusätzliche Dienste. Denken Sie daran, dass Sie in Zukunft möglicherweise zusätzliche Tools benötigen, selbst wenn ein Anbieter Ihre Anforderungen derzeit erfüllt, sodass die Verwendung eines reichhaltigeren Funktionsangebots von Vorteil sein kann.
  
• Frühere Benutzerbewertungen. Schauen Sie sich unbedingt die neuesten Benutzerbewertungen auf mehreren unabhängigen Bewertungsplattformen an. Konzentrieren Sie sich auf spezifische Bewertungen, die beschreiben, wie die Software die erforderlichen Dokumente verwaltet, wie die Qualität des Supports war und ob die Datenraumentwickler echte Profis sind, die ihre Plattform ständig verbessern möchten.

3. Kapitalrendite vergleichen

Nachdem Sie Angebote von ausgewählten Anbietern erhalten haben, bewerten Sie, wie jede Software Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen, die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die interne Transparenz zu erhöhen. Die ungefähre Kombination dieser Faktoren gibt Ihnen eine allgemeine Vorstellung vom Wert jedes Anbieters und ermöglicht es Ihnen zu beurteilen, ob er das verlangte Geld wert ist.

4. Fordern Sie kostenlose Testversionen an

Bei den meisten seriösen Datenraum-SaaS-Anbietern können Sie ihre Software eine Woche bis zu einem Monat lang testen. Führen Sie während dieser Zeit Probeläufe grundlegender Due-Diligence-Prozesse durch, wie z. B. die Überprüfung von Dokumenten anhand der Due-Diligence-Checkliste.

Kostenlose Testversionen sind auch ein guter Zeitpunkt, um Probleme zu melden und Ihren Administrator mit der Vorbereitung auf eine bevorstehende Transaktion beginnen zu lassen.

5. Diskutieren Sie Bedingungen

Schließen Sie den Auswahlprozess ab, indem Sie vergleichen, wie jeder Anbieter den Anforderungen Ihres Projekts entspricht. Dies kann alles sein, von der Erstellung einer branchenspezifischen Due-Diligence-Checkliste bis hin zur Unterstützung bei der Einrichtung und Verwaltung Ihres Datenraums.

Die besten Praktiken für Datenräume zur Sorgfaltspflicht

Befolgen Sie diese Tipps, um das Beste aus Ihrem Due-Diligence-Datenraum herauszuholen.

1. Erstellen Sie digitale Kopien aller Dokumente, bevor Sie einen virtuellen Datenraum einrichten. Wenn Sie auch physische Kopien aufbewahren möchten, erstellen Sie ein geeignetes Indexierungssystem, um die benötigten Kopien schneller zu finden.
   
2. Duplizieren Sie Ihre Teamhierarchie bei der Erstellung von Benutzerrollen und der Rechtevergabe. Auf diese Weise wird niemand darüber verwirrt, was er tun sollte.
   
3. Verpassen Sie nicht das vom Anbieter angebotene Gruppentraining und fordern Sie bei Bedarf zusätzliche Kurse an. Denken Sie daran, dass es für Ihre älteren Kollegen möglicherweise schwieriger ist, sich an die neue Art der Geschäftstätigkeit anzupassen. Stellen Sie daher sicher, dass sie alle Ressourcen erhalten, die sie für eine effiziente Arbeit benötigen.
   
4. Verbringen Sie etwas Zeit damit, ein leicht verständliches und konsistentes Dateibenennungssystem zu erstellen. Nutzen Sie Ordner, Unterordner und Labels, um Ihre Daten weiter zu kategorisieren.
   
5. Reorganisieren Sie nach Abschluss der Due-Diligence-Prüfungen den virtuellen Datenraum, um die nächste Phase derselben Transaktion aufzunehmen. Datenräume eignen sich beispielsweise hervorragend für Integrationsteams, die komplexe Strategien entwickeln, oder für das operative Tagesgeschäft.

Erste Schritte mit dem virtuellen Datenraum für Due Diligence

Vorbereitung ist unerlässlich, damit Ihr virtueller Due-Diligence-Datenraum erfolgreich funktioniert und selbst die geringsten Sicherheitsrisiken mindert. Hier sind neun Schritte, die Sie ausführen müssen, um mit der Nutzung des Due-Diligence-Datenraums zu beginnen.

Wie bereitet man einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence vor?

Wenn Sie den richtigen Anbieter gefunden haben, starten Sie Ihren Datenraum, erstellen Sie eine bequeme Ordnerstruktur und laden Sie die erforderlichen Dokumente hoch. Der nächste Schritt besteht darin, Zugriffsrechte einzurichten, autorisierte Benutzer einzuladen und sicherzustellen, dass alle für die Integration mit dem neuen Tool bereit sind.

Schritt 1: Wählen Sie den richtigen Datenraum für die Due Diligence

Verwenden Sie die Richtlinien im obigen Abschnitt, um einen Anbieter zu finden, der Ihren Anforderungen entspricht. Denken Sie daran, dass der Datenraum, in den Sie gehen, darauf ausgelegt ist, den Due-Diligence-Stress zu reduzieren, also müssen Sie sich Ihrer Entscheidung vollkommen sicher sein, bevor Sie fortfahren.

Schritt 2: Besprechen Sie Zahlungen und unterzeichnen Sie das NDA

Anbieter virtueller Datenräume verwenden mehrere Preisansätze. Einige der gebräuchlicheren Kostenmodelle sind:

• Feste Monatspakete
• Gebühr pro Benutzer
• Basierend auf dem Speichervolumen
• Nach Funktion

Darüber hinaus kann der Endpreis je nach gewählter Zahlungshäufigkeit variieren. Langfristige Verträge werden oft mit erheblichen Rabatten angeboten, was eine hervorragende Lösung für Projekte mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr darstellt.

Wählen Sie das für Sie passende Preismodell und unterschreiben Sie alle notwendigen Dokumente, um mit der Software loszulegen.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Datenraum-Due-Diligence-Checkliste

Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Dokumente, die Sie für den Due-Diligence-Prozess benötigen. Am einfachsten ist es, sie nach Abteilungen wie Finanzen, Recht, Personal usw. zu kategorisieren. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er eine Checklistenvorlage teilen kann, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen.

Schritt 4: Erstellen Sie eine logische Organisationsstruktur für den Datenraum

Ein Due-Diligence-Datenraum ist am effektivsten, wenn er zugänglich, intuitiv und gut organisiert ist. Richten Sie Ihre Datenraumstrukturplanung nach dem bevorstehenden Zeitplan für die Zusammenarbeit aus, indem Sie Dokumente nach Abteilung, Funktion oder Datenschutzebene trennen.

Die automatische Ordnerstruktur kann Ihnen dabei helfen, Ihren Datenraum effizienter einzurichten. Dieser Ansatz ist in der Regel über erfahrene Anbieter verfügbar, die bereits ähnliche Fälle bearbeitet haben.

Nachfolgend finden Sie einige praktische Tipps zur Erstellung einer funktionalen Datenraumstruktur für die Due Diligence.

Schritt 5: Dateien hochladen

Füllen Sie die Ordner mit Inhalten nach Ihrem eigenen oder einem vom System generierten Datenraumindex. Stellen Sie sicher, dass sensible Informationen von anderen Daten getrennt werden und dass geeignete Schutzmechanismen darauf angewendet werden.

Die Datenraum-Due-Diligence-Checkliste hilft Ihnen, alle erforderlichen Dateien vorzubereiten und zu sammeln, bevor sie angefordert werden.

Schritt 6. Berechtigungen festlegen

Um Dokumente sicher zu teilen und die gesamten Datenraumaktivitäten zu steuern, weisen Sie Aufgabenrollen basierend auf der Rolle jedes Benutzers zu. Bei einigen Anbietern können Sie Gruppenberechtigungseinstellungen erstellen, die es viel einfacher machen, ganze Abteilungen oder bestimmten Kategorien von Fachleuten wie Buchhaltern oder Investmentbankern Zugriff zu gewähren.

Ein wichtiger Schritt in der Phase der Rechteübertragung ist der Verifizierungsprozess. Verwenden Sie die Funktion Anzeigen, als um sicherzustellen, dass jeder Benutzer Zugriff auf wichtige Informationen hat und keine Gefahr für die Gesamtintegrität des Datenraums darstellt.

Schritt 7: Laden Sie interne und externe Benutzer ein

Laden Sie alle Parteien zur Zusammenarbeit in der von Ihnen erstellten sicheren virtuellen Datenraumumgebung ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen zum Zugriff auf die Plattform und zu den zu verwendenden Geräten beifügen. Verwenden Sie die Funktion „Masseneinladungen“, um Gruppen von Teilnehmern einfach anzuzeigen und den Zusammenarbeitsprozess zu beschleunigen, indem Sie alle gleichzeitig einbeziehen.

Schritt 8. Legen Sie Prioritäten und Fristen fest

Visualisieren Sie die Meilensteine ​​der anstehenden Due Diligence und erinnern Sie die Verantwortlichen rechtzeitig an die Erfüllung ihrer Pflichten. Sie können auch die VDR-Berichtsfunktion verwenden, um die Teilnahme und Leistung aller Abteilungen und anderer Mitglieder zu verfolgen.

Schritt 9: Datenrauminhalte regelmäßig pflegen

Nachdem Sie wichtige Dokumente hochgeladen und Benutzer eingeladen haben, scheint Ihre Arbeit erledigt zu sein, aber Sie haben viele Aufgaben zu erledigen. Beginnen Sie damit, die Anforderungen der Projektbeteiligten zu erfüllen, indem Sie Dokumente hinzufügen und entfernen, sicherstellen, dass jeder die entsprechenden Zugriffsrechte hat und die Interaktion kontrollieren.

Laden Sie weitere Benutzer zur Teilnahme am Datenraumverwaltungsprozess ein, wenn Sie ein besonders großes Projekt oder mehrere Transaktionen gleichzeitig bearbeiten.

Tipps zum Entwerfen eines effektiven virtuellen Datenraumdesigns für Due Diligence

Werfen wir einen genaueren Blick auf die logische und bequeme Organisation von Daten in einem virtuellen Due-Diligence-Datenraum. Ihre Hauptaufgabe in dieser Phase besteht darin, eine Struktur zu schaffen, die es Ihnen ermöglicht, den Deal reibungslos zu durchlaufen und den Benutzern zu helfen, die erforderlichen Dokumente schneller zu finden.

Wie ist der virtuelle Datenraum aufgebaut?

• Das Framework des virtuellen Datenraums ist im Wesentlichen das Skelett Ihrer Datenraumplattform. Es besteht aus Ordnern und Unterordnern, die dabei helfen, Dateien zu organisieren, verschiedene Teile eines Projekts zu trennen und einen flexiblen Arbeitsablauf zu schaffen. Bei der Planung der internen Struktur eines virtuellen Datenraums können zwei allgemeine Ansätze verwendet werden – Top-Down und Top-Down.

Die erste Methode erfordert, dass Sie sich alle Dateien ansehen, die Sie organisieren müssen und sie dann nach bestimmten Kriterien wie Datenschutzstufe, Abteilung, Geschäftsphase usw. gruppieren. Dies ist die richtige Lösung, wenn Sie nur den Datenraum nutzen für absolute Diskretion und Sie brauchen sich um keine weiteren Arbeitsabläufe zu kümmern.

Der Top-down-Ansatz ist üblicher, da er es Ihnen ermöglicht, Daten unabhängig von der Größe Ihres Projekts oder Unternehmens zu organisieren. Was Sie tun müssen, ist, Hauptordner zu erstellen, die bestimmten Arten von Informationen, Projektphasen oder Abteilungen entsprechen. Erstellen Sie darin verschachtelte Ordner, um Dateien weiter in übersichtliche Strukturen zu unterteilen.

Hier ist ein Beispiel für die Verwendung eines Top-Down-Ansatzes zur Organisation von Due-Diligence-Daten.

Hauptordner: Akquisition von Unternehmen A im Jahr 2023: Due-Diligence-Dokumente

• Unterordner: Finanzen
  • Unterordner: Steuerberichte für das laufende Jahr.
  • Unterordner: Geprüfter Jahresabschluss
  • Unterordner: Ungeprüfter Jahresabschluss
  • Unter-Unterordner: Verantwortlichkeiten und Pflichten

• Unterordner: Rechtliche Hinweise
  • Unterordner: Geschäftslizenzen
  • Unterordner: Berechtigungen
  • Unterordner: Ungelöste Streitigkeiten
• Unterordner: HR
  • Unterordner: Mitarbeiterverträge
  • Unterordner: Vergütungsmodell
  • Unterordner: Richtlinien
  • Unterordner: Einführungsdokumente
•  Unterordner: Geistiges Eigentum
  • Unterordner: Ausgestellte Patente
  • Unterordner: Patentanmeldungen
  • Unterordner: Urheberrecht
  • Unterordner: Marken
• Unterordner: Kommerziell
  • Unterordner: Marketingstrategien
  • Unterordner: Kundenprofile
  • Unterordner: Lieferanten
  • Unterordner: Aktueller Marktanteil

Nehmen Sie sich Zeit, um die praktischste virtuelle Datenraumstruktur für Ihren Fall zu erstellen. Sie können auch andere Meinungen einladen, um das Layout vor dem Start zu bewerten.

Vorteile des virtuellen Datenraums der Due Diligence

Due-Diligence-Datenraumsoftware löst alle im vorherigen Abschnitt beschriebenen Probleme. Und mit fortschreitender Technologie entdecken Geschäftsabwickler immer wieder neue Vorteile der Verlagerung ihrer Geschäftstätigkeit in den digitalen Raum.

Wann benötigen Sie einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence?

• Der Virtuelle Datenraum ist ein unverzichtbares Tool, egal wie viele Due-Diligence-Dokumente Sie zur Hand haben. Die Software bietet die notwendige Kosteneffizienz und verbessertes Zeitmanagement, um effektiv mit dem übernehmenden Unternehmen zu kommunizieren und jeden Schritt der Transaktion zu kontrollieren, von der Initiierung bis zur Post-Merger-Integration.

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die Vorteile eines virtuellen Due-Diligence-Datenraums, der Ihnen bei der Navigation und Optimierung komplexer Verfahren helfen kann.

Für Gründer und Geschäftsführer

• Das Vertrauen potenzieller Käufer und Investoren ist hoch. Die Zusammenarbeit verspricht bequem und sicher zu sein, daher sind Partner mit VDR-Eigentümern immer handelsbereiter.
  
• Zugangskontrolle. Das bedeutet, dass kein Dritter die Daten verwenden kann. Administratoren kontrollieren alle Teilnehmer und Inhalte auf der Plattform. Ein modernes Informationssicherheitssystem hilft Managern, Eindringlinge oder Hacker daran zu hindern, sich einzumischen.
  
• Berechtigungsverwaltung. Der Datenschutz spielt bei der Due Diligence eine große Rolle. Das Öffnen aller Dokumente für alle Benutzer führt häufig zu einem Leck. Daher haben die Entwickler ein System von Zugriffsebenen entwickelt. Beispielsweise haben Investoren oder Anwälte die gleichen Befugnisse wie die Direktoren der Gesellschaft selbst. Zu diesem Zeitpunkt sehen normale Mitarbeiter nur die Daten, die sie zum Arbeiten benötigen. Dieser Ansatz garantiert Schutz sowohl vor Dritten als auch vor unehrlichen Kollegen.

Diese Funktionen ermöglichen es den Unternehmensleitern, alle Phasen zu kontrollieren und sich aller Ereignisse bewusst zu sein.

Für alle auf der Plattform

• Elektronischer Datenraum spart Zeit. Im Gegensatz zum Papierformat durchwühlen nicht alle Beteiligten Dokumente, um etwas zu finden. Die Suchwerkzeuge erledigen die Arbeit in Sekunden. Geben Sie einfach den Dateinamen (oder Schlüsselwörter aus dem Inhalt) ein.
  
• Automatische Organisation von Dokumenten. Der Store organisiert alle Daten selbst, sodass Sie dies nicht manuell tun müssen.
  
• Benutzerfreundlichkeit ist eines der attraktivsten Merkmale von VDR. Die Entwickler haben dafür gesorgt, dass sich auch Anfänger als sichere Benutzer fühlen.
  
• Versionen aktualisieren. Das Programm zeichnet alle vorgenommenen Änderungen auf und speichert sie. Nimmt der Nutzer Korrekturen offline vor, erfasst die Due-Diligence-Software diese unmittelbar nach dem Verbinden mit dem Netzwerk.
  
• Zur Sicherheit. Wasserzeichen sind eindeutige Markierungen in Form eines Organisationsnamens, einer IP-Adresse oder anderer Informationen. Ihr Ziel ist es, das Aufspüren von Datenleck zu erleichtern. Sie können nicht gelöscht oder bearbeitet werden.
  
• Eine eingebaute Geheimhaltungsvereinbarung verpflichtet Investoren und andere Besucher, sich an bestimmte Regeln zu halten. Der Zugriff auf Daten ist ohne die Zustimmung der anderen Partei zu diesen Bedingungen nicht möglich.

Schnellere Bearbeitung

Der virtuelle Datenraum vereinfacht den Due-Diligence-Prozess, indem er den Teilnehmern ermöglicht, sich aus der Ferne zu verbinden. Darüber hinaus kann auf jedes Dokument in Sekundenschnelle zugegriffen werden, sodass Entscheidungsträger und andere sich schneller auf Inhalte konzentrieren können. Datenräume ermöglichen es Ihnen auch, im Verlauf eines Geschäfts neue Benutzer hinzuzufügen, veraltete Dateien nahtlos zu archivieren und Aktivitätsanalysen für eine bessere Verwaltung durchzuführen.

Workflow-Zentralisierung

Die virtuelle Datenraum-Software integriert die gesamte projektbezogene Kommunikation. Mit der richtigen Plattform verfügen Sie über alle Integrationen, die Sie zum Kommunizieren, Teilen von Daten, Planen von Veranstaltungen und mehr benötigen.

Wirtschaftliche Effizienz

Selbst teure Datenraumanbieter sind in der Regel kostengünstiger als herkömmliche Datenraumlösungen. Die geringeren Kosten sind mit der Digitalisierung von Dokumenten verbunden, was Ihre Kosten senkt für:

• Drucken und Verteilen von Dokumenten
• Immobilienkosten
• Gehälter für Mitarbeiter im Datenraum

Und obwohl der finanzielle Aspekt nicht der Hauptgrund ist, mit der gebotenen Sorgfalt in einen virtuellen Datenraum zu wechseln, spricht er zusammen mit mehr Komfort und mehr Aufmerksamkeit für die Umwelt doch sehr gut.

Leichtigkeit des Zugangs

Wie bereits erwähnt, erfordert der physische Datenraum, dass jeder von Administratoren bis hin zu Stakeholdern an einen bestimmten Ort reist, um auf Daten zuzugreifen. Nutzer virtueller Datenräume hingegen müssen sich lediglich anmelden, um zum Projekt beizutragen.

Verbesserte Sicherheit

Die meisten modernen Datenraumanbieter ergreifen die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, um Finanzdokumente und andere sensible Aufzeichnungen vor allen potenziellen Risiken zu schützen. Einige von ihnen ermöglichen es Ihnen auch, die Ausführung bestimmter Funktionen zu steuern, was Ihnen ein zusätzliches Maß an Vertrauen gibt.

VDR vs. kostenlose File-Sharing-Plattformen für digital Due Diligence

Aufgrund der Tatsache, dass Due Diligence- Analyse ein Prozess ist, der auf dem Speichern und Teilen von Dokumenten basiert, glauben einige Leute, dass dies mit öffentlichen File-Sharing-Lösungen erreicht werden kann. Die Technologie des virtuellen Datenraums hat jedoch mehrere bedeutende Vorteile gegenüber solchen Tools, da sie speziell für den Umgang mit vertraulichen Informationen während komplexer Transaktionen entwickelt wurde.

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile sowohl virtueller Datenräume als auch kostenloser Filesharing-Plattformen.

Virtueller Datenraum	Kostenlose Filesharing-Plattformen
Datenräume ermöglichen es Ihnen, vertrauliche Dokumente innerhalb der Plattform selbst zu teilen.	Standardfunktionen gewährleisten eine schnelle und problemlose Dateifreigabe.
Granulare Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass jeder Benutzer personalisierte Rechte hat.	Die meisten Lösungen sind einfach genug, um für alle Arten von Benutzern geeignet zu sein.
Datenanalysen können Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Geschäfte schneller abzuschließen.	Das Teilen von Dokumenten kann aufgrund externer Links nicht geregelt werden.
Die Datenraumtechnologie unterliegt strengen Vorschriften und Durchsetzungsmaßnahmen.	Die einzige Möglichkeit, Dokumente zu sichern, besteht darin, Zugriffsrechte basierend auf einer einzigen Identität zuzuweisen, z. B. einer E-Mail-Adresse.
Anbieter virtueller Datenräume bieten viele Funktionen, die über die Dokumentenspeicherung hinausgehen.	Die Integrität öffentlich zugänglicher Plattformen ist oft gefährdet.
Die Implementierung eines Datenraums kann für Unternehmen ohne Vorkenntnisse einige Zeit in Anspruch nehmen.	Aufgrund der Vielzahl an Kunden ist eine individuelle Betreuung nicht möglich.
Virtuelle Datenräume sind möglicherweise nicht kostenlos.	Während die Basiskapazität normalerweise kostenlos ist, kostet die Erweiterung Ihres Datenspeichers und das Hinzufügen weiterer Funktionen Geld.

Warum brauchen Sie einen virtuellen Datenraum für Due Diligence?

Ein Unternehmen in der heutigen Welt zu führen, kann sowohl eine Herausforderung als auch eine einfache Aufgabe sein. Es ist deine Entscheidung. Datenraum-M&A, Due Diligence und andere wichtige Prozesse können Ihre Aufgabe erheblich vereinfachen und zusätzliche Zuverlässigkeit und Sicherheit bieten.

Virtueller Datenraum vereinfacht die Due Diligence

• Umfassende Due Diligence von Fusionen und Übernahmen
• Finanzexpertise
• Sorgfaltspflicht der Humanressourcen
• Sorgfaltspflicht des Managements
• Sorgfaltspflicht bei Vermögenswerten
• Steuerprüfung
• Due Diligence von Kunden/Verkäufen
• Due Diligence von geistigem Eigentum
• Verwaltungskontrolle
• Sorgfaltspflicht

Die Nutzung eines physischen Datenraums ist nicht mehr relevant. Menschliche und automatische Fehler können bei wichtigen Geschäftsvereinbarungen oder Transaktionen nicht auftreten. 

Im Moment bieten Intralinks und eine Reihe ähnlicher Anbieter eine beeindruckende Lösung. Ein vollständig automatisierter virtueller Datenraum für Due-Diligence-Prüfungen ohne menschliches Eingreifen wird Ihr Geschäft verbessern. Völlig vertraulich, 100 % sicher und sicher, der Datenraum von iDeals ermöglicht es Ihnen, wertvolle Informationen auf die rentabelste Weise zu speichern, anzuzeigen und mit potenziellen Investoren zu teilen.