Wie viel darf ein virtueller Datenraum kosten?

Was sind die beliebtesten VDR-Preisstrukturen?

Typischerweise basieren die Kosten eines virtuellen Datenraums auf einem oder einer Kombination der folgenden Faktoren:

1. Pro Seite. Der Preis pro Seite eignet sich besser für kleinere Projekte mit einer begrenzten oder festgelegten Anzahl von Benutzern und Dokumenten. In der Regel variieren die Kosten zwischen 0,40 und 0,85 Dollar pro Seite. Größere Unternehmen profitieren jedoch nicht so sehr, da für die Überschreitung der Speichergrenzen normalerweise zusätzliche Gebühren erhoben werden.
   
2. Pro Benutzer. Dies ist eine der einfachsten Optionen für virtuelle Datenräume. Wenn die Anzahl der Benutzer begrenzt ist, ist dieses Preismodell möglicherweise am besten für Sie geeignet.
   
3. Datenspeicherkapazität. Einige VDR-Anbieter bieten eine begrenzte Menge an GB an. Dies ist ideal für Unternehmen, die kleine Dateien hochladen und keinen großen Datenaustausch benötigen. Wenn das nicht Ihren Bedürfnissen entspricht, gibt es Pakete mit einer bestimmten Speicherkapazität.
   
4. Monatlicher Festpreis. Wenn der Umfang Ihres Projekts unvorhersehbar ist und Flexibilität erfordert, wählen Sie eine monatliche Preisstruktur für den virtuellen Datenraum. Viele Unternehmen finden diese Option am bequemsten, da sie eine feste Menge an Datenspeicher, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und anpassbare Funktionen erhalten. Dies ist eine gute Möglichkeit, zusätzliche Gebühren zu vermeiden.
   
5. Jahrespläne. Schließlich bieten alle Datenräume ihren Kunden ein Jahresabonnement an. Diese Option ist nicht nur die bequemste für Unternehmen, die regelmäßig Datenräume nutzen, sondern auch die rentabelste, da Sie im Vergleich zu einem monatlichen Abonnement durchschnittlich bis zu 20-30 % sparen können.

Was ist die beste Preisstruktur für einen virtuellen Datenraum?

Es gibt keinen universellen Tarifplan, der für alle Unternehmen geeignet ist. Das liegt daran, dass Unternehmen unterschiedlich groß sind und die Projekte, an denen sie arbeiten, sehr unterschiedlich sind.

Um der Nachfrage gerecht zu werden, bieten virtuelle Datenräume eine breite Palette flexibler Preispläne. Aus diesem Grund kann es ziemlich schwierig sein, das beste Paket auszuwählen, das alle Anforderungen abdeckt.

Um sicherzustellen, dass Sie die richtige Option wählen, haben Datenräume Probezeiträume (virtueller Datenraum kostenlos), normalerweise für ein oder zwei Wochen. Sie ermöglichen es Kunden, Plattformen zu testen und zu sehen, welche Tools und Funktionen ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Darüber hinaus verfügt fast jeder virtuelle Datenraum über ein Demo- oder Schulungszentrum, in dem potenzielle Kunden alle Informationen zur Nutzung der Dienste finden können. Es erleichtert auch die Auswahl erheblich.

Versuchen wir jedoch herauszufinden, welche VDR-Preisgestaltung für Sie am besten geeignet ist, und sehen Sie sich die Hauptkriterien an, die bei der Suche nach einem Datenraumanbieter zu beachten sind.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um eine feste monatliche Gebühr zu wählen?

Der Hauptvorteil eines festen Abonnements sind die vorhersehbaren Kosten. Es scheint auch viel vorteilhafter zu sein, wenn Sie einen virtuellen Datenraum benötigen für:

• Langfristige Nutzung
• Unbegrenzte Anzahl von Benutzern
• Unbegrenzter Speicherplatz
• Erweiterte Funktionen

Die monatliche Zahlung ist jedoch teurer als ein Jahresabonnement. Benötigt ein Unternehmen also über längere Zeit regelmäßig einen Datenraum, ist die jährliche Abrechnung die kostengünstigere Option.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um pro Benutzer oder pro Speicher zu bezahlen?

Es können schwankende Gebühren auftreten, wenn Sie eine VDR-Lösung benötigen für:

• Kurzfristiger Einsatz
• Feste Anzahl von Benutzern
• Minimale Lagerung
• Grundfunktionalität

Strukturen pro Benutzer oder pro Seite sind in der Regel günstiger als eine Flatrate. Sie müssen Ihre Nutzung jedoch ständig überwachen. Denn wer das Limit überschreitet, dem entstehen zusätzliche Kosten. Um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben, sollten Sie den Umfang des Projekts und die erforderlichen Tools berücksichtigen, um es zum Erfolg zu führen.

Faktoren, die die VDR-Preisgestaltung beeinflussen

Die Preise für virtuelle Datenraum- variieren stark von Anbieter zu Anbieter. Der Betrag, den Sie bezahlen, hängt jedoch in der Regel von den folgenden Elementen des Datenraums ab.

• Datenspeicherkapazität. Einige Anbieter virtueller Datenräume schätzen die Anzahl der GB. Andere bieten eine Reihe von Paketen für eine bestimmte Menge an GB an. Glücklicherweise können Sie ein Upgrade durchführen, wenn Ihnen die Speicherkapazität ausgeht. Es gibt auch Lösungen für virtuelle Datenräume mit unbegrenzter Speicherkapazität.
  
• Anzahl der Arbeitsplätze. Datenraum-Preise hängen auch von der Anzahl der Datenräume oder Arbeitsplätze ab, die Sie benötigen. Dies gilt normalerweise für große Unternehmen, die viele Abteilungen haben oder mehrere Transaktionen gleichzeitig verwalten. Sie alle benötigen oft einen separaten virtuellen Datenraum für ein effizientes Dokumentenmanagement.
  
• Anzahl der VDR-Benutzer. Oft bieten Anbieter virtueller Datenräume Pakete mit der genauen Anzahl an Benutzerlizenzen an. Diese Händler erheben eine zusätzliche Gebühr für jeden weiteren Benutzer. Sie gewähren zusätzlichen Benutzern jedoch häufig einen Rabatt, wenn ihre Anzahl den Abonnementplan überschreitet.
  
• Die Anzahl der Administratoren. Ein Benutzer mit Administratorrechten hat die Kontrolle über alle anderen Benutzer, Einstellungen und Dokumentoperationen im virtuellen Datenraum. Sie können auch Funktionen zum Teilen, Anzeigen, Bearbeiten, Drucken usw. von Dateien einrichten. Die Anzahl der Administratoren ist oft auf 5-10 begrenzt, aber einige Datenraumanbieter erlauben eine unbegrenzte Anzahl.
  
• Dokumentenmanagement-Tools. Je mehr Dokumentenmanagement-Funktionen ein Anbieter hat, desto höher sind die Kosten für einen virtuellen Datenraum. Zu den von VDR angebotenen Tools gehören Drag-and-Drop, Bulk-Upload, Dokumentenverknüpfung, intelligente Textsuche, Benutzerberechtigungen, elektronische Signatur und mehr.
  
• Die Sicherheitsfunktionen eines VDR sollten Ihre Dokumente schützen. Dafür erhalten sie internationale Zertifikate und entwickeln Schutzausrüstung. Je mehr Zertifikate sie also für Tools zum Schutz Ihrer Daten haben, desto mehr verlangen sie für ihre Dienste.
  
• Kundendienst . Das Niveau des Kundensupports bestimmt auch die Kosten eines virtuellen Datenraums. Beispielsweise kostet die 24/7-Unterstützung durch einen Helpdesk-Spezialisten mehr als der reguläre E-Mail-Support während der Geschäftszeiten.
• Integration. Lösungen für virtuelle Datenräume kosten mehr für die nahtlose Integration mit anderer Software. Dazu gehören beispielsweise Microsoft Office, Google Kalender, Zoom oder andere Cloud-Speicherdienste wie Google Drive.

Die häufigsten Faktoren, die die Kosten eines virtuellen Datenraums beeinflussen

All diese Faktoren weisen darauf hin, dass Sie vor dem Kauf eines VDR die Anforderungen Ihres Unternehmens prüfen sollten. Wenn Sie Faktoren unterschätzen, läuft Ihr Unternehmen Gefahr, viel höhere Kosten zu verursachen, indem Sie von Zeit zu Zeit einem neuen Mitglied oder Gigabyte Ressourcen zuweisen. Durch die Überschätzung des Bedarfs verschwendet das Unternehmen Geld. Anbieter virtueller Datenräume bieten in der Regel drei Leistungspakete an und der Kunde trifft die Entscheidung anhand der oben genannten Faktoren.

Bieten VDR-Anbieter Rabatte auf ihre Dienste an?

Ja, viele Anbieter virtueller Datenräume haben Rabatte und Sonderangebote für ihre Kunden. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Geld sparen können:

1. Onehub. Der Anbieter bietet Nutzern mit jährlicher Abrechnung einen Rabatt von bis zu 20 %.
2. Box. Virtueller Datenraum von Box bietet 25 % Rabatt auf ein Jahresabonnement.
3. DealRoom. Sparen Sie 250 US-Dollar, indem Sie durch den Kauf von Pipeline Only – oder Single Project-Paket kaufen.
4. Clinked. Sie bieten einen einjährigen Rabatt von 16 % und einen zweijährigen Rabatt von 35 %.
5. Citrix ShareFile. Diese VDR-Lösung bietet 10 % Rabatt auf ein Jahresabonnement.

So wie wählen Sie einen virtuellen Datenraum aus?

Hier ist eine kurze Datenraum-Checkliste, die Ihnen hilft, den richtigen VDR für Sie zu finden.

1. Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse.
2. Legen Sie Ihr Budget fest.
3. Definieren Sie Ihre Geschäftsnische.
4. Entscheiden Sie, ob Sie eine kostenlose Testversion benötigen, um verschiedene Optionen zu testen.
5. Bestimmen Sie, mit welcher Plattform Sie sich am wohlsten fühlen: Mac, Windows, Linux, Mobile oder Web-VDR.
6. Schätzen Sie die erforderliche Datenspeichermenge ab. Einige Anbieter können Ihnen möglicherweise nicht viel Speicherplatz zur Verfügung stellen, daher sollten Sie sich dessen bewusst sein, bevor Sie bezahlen.
7. Vergleichen Sie Preise und weitere Kriterien in unserer VDR-Vergleichstabelle.
8. Wählen Sie diejenige aus, die Ihren Anforderungen für Ihre virtuellen Transaktionen am besten entspricht.

Manchmal ist der Preis ein zweitrangiger Faktor bei der Suche nach dem richtigen VDR. Alle VDRs sind unterschiedlich. Verwenden Sie es, den Service auszuwählen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Wichtigste Schlussfolgerungen

Fassen wir alles zusammen, was ein potenzieller Kunde über die Preise für virtuelle Datenräume wissen muss.

1. Im Durchschnitt gibt es fünf gängige Preisstrukturen für virtuelle Datenräume: pro Seite, pro Benutzer, pro Speicherkapazität sowie monatliche und jährliche Flatrate.
2. Die Kosten eines virtuellen Datenraums werden meistens von der Anzahl der Benutzer, der Speicherkapazität, den Sicherheitsfunktionen, den Dokumentenverwaltungstools, dem Umfang des Kundensupports und der Möglichkeit bestimmt, den Datenraum mit anderer Software zu integrieren.
3. Die flexible Gebühr eignet sich am besten für die kurzfristige Nutzung und eine begrenzte Anzahl von Benutzern.
4. Die feste Abonnementgebühr eignet sich am besten für die langfristige Nutzung und unbegrenzte Benutzer.
5. Ein virtueller Datenraum kann zwischen 0,40 und 0,85 US-Dollar pro Seite oder bis zu tausend US-Dollar für ein Jahresabonnement kosten.
6. In der Regel bieten Datenräume Rabatte für Kunden, die ein Jahresabonnement erwerben.

Denken Sie daher bei der Suche nach einer Lösung für virtuelle Datenräume an drei Hauptaspekte: wie viel Speicherkapazität Sie benötigen, wie viele Benutzer Zugriff auf die Plattform haben und welche Funktionen Sie benötigen, um effektiv zu arbeiten.Ein letzter Ratschlag: Die Preise für Software für virtuelle Datenräume sollten nicht der einzige Schlüsselfaktor bei der Auswahl eines Anbieters sein. Bewerten Sie Lieferanten umfassend und berücksichtigen Sie Details wie Erfahrung in Ihrer Branche, Reputation, Bewertungen, Servicequalität und die Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz Ihrer wichtigen Dokumente und vertraulichen Informationen erforderlich sind.