Beste Datenraum-Anbieter

Sehen Sie sich die besten Anbieter von virtuellen Datenräumen gemäß dem globalen VDR-Ranking an. Vergleichen Sie Preise und Funktionen von virtuellen Datenräumen und wählen Sie die Datenraum-Software, die Ihren Anforderungen entspricht.

Wir bieten Einblicke und Beratung, um Kunden dabei zu helfen, die Trends auf dem VDR-Markt zu verstehen, Chancen zu erkennen und ihr Geschäft auszubauen.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum (VDR) oder virtueller Deal Room ist ein sicherer Online-Speicherort für kritische Daten und den Austausch sensibler Dokumente. In der Regel wird er verwendet, um den Due-Diligence-Prozess bei M&A-Transaktionen und anderen komplexen Finanztransaktionen zu erleichtern.

Mit VDR-Software können Benutzer vertrauliche Dokumente und wichtige Geschäftsdaten in einer kontrollierten Umgebung mit Dritten, wie Investoren oder Kunden, austauschen. Darüber hinaus können sie in einem sicheren Online-Bereich während des gesamten Geschäftsabschlusses von jedem Gerät und jedem Standort aus miteinander interagieren. Dies ist dank Funktionen wie den Bereichen für Fragen und Antworten sowie Kommentaren möglich.

Ein Online-Datenraum, digitaler Datenraum und elektronischer Datenraum sind Synonyme für einen virtuellen Datenraum.

Im Vergleich zu herkömmlichen Datenräumen (physischen Datenräumen) eliminiert ein elektronischer Datenraum physische Papierdokumente, was Unordnung und Abfall reduziert. Darüber hinaus bietet der digitale Datenraum erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung und -sicherheit, die zur Verbesserung des Workflows und zur Steigerung der Produktivität eines Teams beitragen – herkömmliche Datenräume können dies nicht bieten.

Vorteile von VDR

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die die besten Anbieter von virtuellen Datenräumen für Unternehmer bieten:

• Kosteneffizienz. Die Einrichtung eines virtuellen Datenraums für Ihr Projekt oder Ihr Geschäft ist wesentlich kostengünstiger als beispielsweise die Nutzung herkömmlicher physischer Datenräume. Denn bei einem physischen Datenraum fallen zusätzlich Kosten für Miete, Mitarbeitervergütung und jede Menge Papier an.
• Reibungsloser Transaktionsablauf. Dank der vielfältigen Dienstleistungen moderner virtueller Datenräume lassen sich komplexe Finanztransaktionen wie beispielsweise Fusionen und Übernahmen wesentlich schneller und reibungsloser abwickeln. Alle Beteiligten können jederzeit und von überall aus auf den Datenraum zugreifen, und alle Daten werden sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dies kann den Abschluss von Geschäften erheblich beschleunigen und erwartete Synergieeffekte schneller realisieren.
• Sichere Freigabe und Speicherung vertraulicher Dokumente und anderer sensibler Daten. Das Markenzeichen virtueller Datenräume ist die Sicherheit, die sie bieten. Genau deshalb sind sie für die Abwicklung komplexer Geschäftstransaktionen die bessere Wahl als herkömmliche Cloud-Speicherlösungen.
• Effektive Zusammenarbeit an einem Projekt oder Geschäft. Alle Nutzer eines virtuellen Datenraums können dank der Q&A- und Kommentarbereiche effektiv zusammenarbeiten. Dies steigert die Produktivität des gesamten Teams und beschleunigt die Entscheidungsfindung.
• Verwaltung mehrerer Projekte. Die besten Anbieter virtueller Datenräume ermöglichen die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte: Das bedeutet, dass Sie für jedes Projekt einen separaten Datenraum mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und hochgeladenen Dokumenten haben. Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Kapitalbeschaffungsrunde durchführt. Sie können für jeden potenziellen Investor einen separaten Datenraum einrichten, ohne dass sich diese überschneiden.

Vergleichen Sie einige der Vorteile der besten VDR-Anbieter:

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Advantages:

• Integrierte Schwärzung für 21 verschiedene Dateiformate
• Automatische Benachrichtigungen über neue Aktivitäten im Datenraum sowie Screenshot-Verhinderung mit Fence View

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Advantages:

• Schneller, kostenloser Telefonsupport weltweit verfügbar
• Dateivorschau spart Zeit bei der Dokumentensuche

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Advantages:

• Benutzer können FAQ-Bereiche erstellen und Fragen und Antworten aus Excel-Vorlagen importieren
• Checklisten für die Due Diligence und spezielle Workflows für die Käuferseite sind verfügbar

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Advantages:

• Benutzer berichten von hohen Verbindungsgeschwindigkeiten bei Massen-Uploads und -Downloads
• Die Möglichkeit, einzelne Anfragen zu verfolgen, hilft Benutzern, mehr Details bei der Projektüberwachung zu erfassen

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Advantages:

• Benutzer schätzen die einfache Einrichtung des VDR
• Der Anbieter bietet günstige Preise für mehrere kurzfristige Verträge

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Advantages:

• Kunden schätzen den freundlichen Kundensupport von Citrix
• Benutzer profitieren von der Integration mit Dropbox und Google

Struktur des Datenraums

Typische Komponenten der Struktur eines virtuellen Datenraums umfassen in der Regel Folgendes:

• Dashboard. Nach der Anmeldung gelangen Benutzer in der Regel zu einem Dashboard, das einen Überblick über die letzten Aktivitäten, Benachrichtigungen und wichtige Aktualisierungen im Zusammenhang mit dem Datenraum bietet.
• Ordnerstruktur. Der Datenraum ist in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisiert, ähnlich einem herkömmlichen Dateisystem, um Dokumente logisch zu kategorisieren und zu organisieren. Diese Struktur ahmt oft die Struktur physischer Datenräume nach, die in der Vergangenheit verwendet wurden.
• Suchfunktion. Mit der speziellen Suchleiste können Benutzer schnell zum gewünschten Ordner oder zur gewünschten Datei im Datenraum springen.
• Audit-Trails. Es gibt einen speziellen Bereich mit einer Übersicht über die Aktivitäten im Datenraum. Umfassende Protokollierungs- und Berichtsfunktionen verfolgen die Aktivitäten der Benutzer im Datenraum und geben Aufschluss darüber, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat.

Die Schaffung einer klaren und logischen Struktur für einen virtuellen Datenraum gewährleistet eine unkomplizierte Datenverwaltung und eine effektive Zusammenarbeit bei großen Datenmengen.

Wer bietet Datenraumdienste an?

Kurz gesagt, virtuelle Datenraumdienste werden von Anbietern virtueller Datenräume bereitgestellt.

VDR-Anbieter sind auf die Speicherung und den Austausch von Daten mit Schwerpunkt auf Sicherheit spezialisiert. Um die Sicherheit des Geschäftsdokumentenflusses zu gewährleisten, halten sie die erforderlichen digitalen Standards ein und bieten eine Reihe spezieller Dienste und Funktionen an.

Der Markt für virtuelle Datenräume wächst: Er wurde 2023 auf 2,23 Milliarden US-Dollar geschätzt und soll mit einer CAGR von 12,6 % wachsen und bis 2032 einen Wert von 5,76 Milliarden US-Dollar erreichen. Damit wächst auch die Zahl der VDR-Anbieter, sodass der Nutzer bei der Suche nach einem erstklassigen virtuellen Datenraum immer die Wahl hat.

Vergleich von Anbietern virtueller Datenräume – die Top 4

Lassen Sie uns nun einen Vergleich verschiedener Anbieter virtueller Datenräume durchführen, die branchenführend sind, um Ihnen dabei zu helfen, virtuelle Datenräume zu vergleichen und den besten Datenraum für die Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen.

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ÜBER Ideals

Ideals ist ein vertrauenswürdiger Anbieter von virtuellen Datenräumen mit rund 14 Jahren Erfahrung.

Es wird von seinen Kunden vor allem für seine extreme Benutzerfreundlichkeit und seine White-Labeling-Services geschätzt. Zu den Kunden von Ideals zählen Deloitte, American Airlines und Toyota.

Dank der verschiedenen Dokumentensicherheitsfunktionen , der Möglichkeit zur individuellen Anpassung eines Datenraums und eines hervorragenden Kundensupportteams wird Ideals in vielen Branchen eingesetzt und eignet sich für die Anforderungen kleiner, mittlerer und großer Unternehmen.

Competitive advantages

Anpassung

Sie können das allgemeine Erscheinungsbild Ihres Online-Datenraums individuell anpassen. Dazu gehören Wasserzeichen, Logo, Kopf- und Fußzeilen, Einladungs-E-Mails, Spracheinstellungen und Zugangsbedingungen.

Benutzerfreundlichkeit

Ideals ist eine cloudbasierte Software, sodass keine zusätzlichen Plugins erforderlich sind. Dieser Datenraum bietet auch mobile Anwendungen für Android und iOS und ermöglicht Single Sign-On und mehrsprachigen Zugriff.

Engagierter Kundensupport

Es gibt drei Möglichkeiten, den Support zu kontaktieren: per E-Mail, Telefon und Chat. Die Antwortzeiten sind schnell – 30 Sekunden im Chat und bis zu 30 Minuten per E-Mail.

Flexible Preisgestaltung

Ideals bietet drei Preisoptionen, je nach den Bedürfnissen des Kunden. Jeder Tarif umfasst eine Liste von Funktionen, die Sie nach der Anmeldung freischalten können. Alle neuen Abonnenten erhalten außerdem eine kostenlose 30-Tage-Testversion.

Hervorragende Benutzerfreundlichkeit und Dokumentenverwaltung

Dank Drag & Drop und Massen-Upload können Sie Dateien in über 25 Formaten ganz einfach hochladen. Die Suche in der Dokumentation wird durch optische Zeichenerkennung (OCR), Volltextsuche und automatische Indizierung ebenfalls vereinfacht.

ÜBER Datasite

Datasite bietet einen hervorragenden Datenraumdienst in rund 170 Ländern weltweit.

Kunden entscheiden sich für Datasite aufgrund der branchenführenden Funktionen, die das Unternehmen bietet: von erstklassigen Tools für die Datensicherheit bis hin zum reaktionsschnellen Kundensupport.

Datasite ist in erster Linie ein M&A-Datenraum, da es sich speziell auf M&A-Transaktionen spezialisiert hat und den gesamten Transaktionsprozess unkompliziert und sicher gestaltet.

Datasite ist die beste Datenraum-Software für die Anforderungen mittlerer und großer Unternehmen.

Competitive advantages

Integrierte Kommunikation

Datasite bietet einen integrierten Q&A-Bereich, in dem sich Workflows, Rollen und Kategorien im Handumdrehen einrichten lassen.

Unbegrenzte Anzahl von Administratoren

Sie können so viele Administratoren zuweisen, wie Sie benötigen, mit Kunden, Banken und einer unbegrenzten Anzahl von Bietern – alles in einem Preis inbegriffen.

Analysen und Berichterstattung

Um den gesamten M&A-Prozess zu steuern, entscheiden Sie sich für die Analysedienste von Datasite. Diese umfassen automatisierte Dashboards, die Sie exportieren und nach den benötigten Informationen filtern können.

Benutzerfreundlichkeit und Daten-Upload

Das Hochladen großer Datenmengen ist beim Datasite VDR-Anbieter dank Drag-and-Drop-Funktionen, Massenverschiebung und Umbenennungsoptionen ganz einfach. Sie können auch ZIP-Dateien mit einer Größe von bis zu 50 GB hochladen.

Reibungslose Datenverwaltung

Die Datenverwaltung ist dank der mehrsprachigen Suche, OCR, Dateivorschau und intelligenten KI-Kategorien ebenfalls kinderleicht.

ÜBER Citrix ShareFile

Citrix ShareFile ist einer der führenden VDR-Anbieter für Freiberufler, Start-ups sowie kleine, mittlere und große Unternehmen.

Wenn Sie virtuelle Datenräume für Fusionen und Übernahmen, einfache Unternehmensentwicklung oder andere Geschäftsabschlüsse suchen, könnte Citrix ShareFile eine gute Datenraumlösung sein..

Kunden aus über 100 Ländern entscheiden sich aufgrund der flexiblen Preisgestaltung, der hohen Sicherheit und der vielfältigen Datenverwaltungsfunktionen für diese virtuelle Datenraum-Software.

Competitive advantages

Anpassung

Mit Citrix ShareFile können Sie Ihren eigenen Markenbereich erstellen, der Ihre Unternehmensidentität widerspiegelt. Genau das zeichnet die besten Anbieter virtueller Datenräume gegenüber physischen Speicheroptionen aus.

Office 365-Integration

Mit dieser Funktion können Sie den Prozess der Genehmigung und Rückmeldung automatisieren. Außerdem ermöglicht sie die gemeinsame Bearbeitung und Versionierung von Dokumenten.

Transparente und flexible Preisgestaltung

Citrix ShareFile bietet vier Preispläne an, die sich in den Kosten und den angebotenen Funktionen unterscheiden. Auf diese Weise erhält jedes Unternehmen das, was es benötigt, zu einem fairen Preis. Alle Preisdetails sind auch auf der Hauptwebsite beschrieben, was für extreme Transparenz spricht.

Dateisynchronisierungsfunktion

Mit diesem Service können Sie Ordner und Dateien von Ihrem lokalen Gerät mit denen in einem Online-Datenraum synchronisieren. Auf diese Weise werden alle Änderungen, die Sie auf Ihrem Computer vornehmen, auch in einem virtuellen Datenraum angezeigt.

Nachfolgende Lagerung

Abonnenten können sich über einen großzügigen Speicherplatz von etwa 50 GB freuen.

Benutzerfreundlichkeit

Citrix ShareFile ermöglicht mit nur wenigen Klicks einen einfachen Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Darüber hinaus bietet es ein praktisches E-Mail-Plugin und die Möglichkeit, große Dateien ohne Fehler zu versenden.

ÜBER DealRoom

DealRoom ist einer der führenden und besten Datenräume, was die meisten Bewertungen zu virtuellen Datenräumen bestätigen.

DealRoom sorgt für einen reibungslosen Ablauf von M&A-Transaktionen für alle beteiligten Parteien. Dieser VDR-Datenraum kann jedoch für verschiedene Zwecke genutzt werden: von der einfachen Speicherung von Unternehmensdaten bis hin zum Austausch vertraulicher Dokumente während Geschäftsverhandlungen.

Kunden entscheiden sich für DealRoom aufgrund seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Competitive advantages

Tools für die Zusammenarbeit

Mit DealRoom können Sie Nachrichten senden und Aufgaben an interne und externe VDR-Benutzer zuweisen.

Aktivitäts-Dashboard

Sie können den Fortschritt des Geschäfts verfolgen, vollständige Berichte über die Aktivitäten der Nutzer im Deal Room abrufen und deren Engagement untersuchen.

Einfache Datenverwaltung

Das Hochladen von Dateien ist dank der Drag-and-Drop-Funktion ganz einfach. Sie können außerdem vierstufige Zugriffsberechtigungen festlegen und Wasserzeichen hinzufügen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu erhöhen.

Integrationen von Drittanbietern

DealRooms bieten Integrationsmöglichkeiten mit modernen Tools wie Slack, Salesforce, Google Apps, Microsoft Teams, Idaptive und Okta.

Vorgefertigte Vorlagen

Mit den vorgefertigten Vorlagen von DealRoom geht die Einrichtung eines Deal Rooms noch schneller.

Die besten virtuellen Datenräume für M&A

1. Ideals Data Room
2. Firmex Data Room
3. Intralinks Dealspace
4. Citrix Systems
5. Merrill Datasite
6. DealRoom Software
7. Digify
8. Drooms

M&A-Online-Datenräume sind im Grunde genommen Datenräume, die für M&A-Transaktionen verwendet werden.

Die verkaufende Seite lädt alle erforderlichen Dokumente über das Unternehmen in den Online-Datenraum hoch, damit die kaufende Seite alle Details prüfen kann, bevor sie eine endgültige Entscheidung trifft.

Natürlich sind hier die Sicherheit und Vertraulichkeit, die M&A-VDR-Anbieter bieten, von größter Bedeutung, da eine M&A-Transaktion den Austausch sensibler Informationen mit anderen Parteien voraussetzt.

Grundsätzlich ist jeder VDR-Anbieter für M&A-Transaktionen geeignet. Berücksichtigen Sie daher bei einem Vergleich von Datenraum-Software, um die für Sie am besten geeignete Lösung zu finden, die Anforderungen Ihres Unternehmens.

Die allgemeinen Anforderungen an einen M&A-VDR-Anbieter sind Sicherheitsstandards und Funktionen. Der Rest des Funktionsumfangs hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Dauer der M&A-Transaktion ab.

Große Unternehmen benötigen ein sehr breites Spektrum an Dokumentenmanagement-Funktionen, da sie mit großen Datenmengen arbeiten. Je mehr Personen die VDR-Technologie nutzen, desto höher ist außerdem der Bedarf an technischer Unterstützung durch einen persönlichen Manager.

Für kleine Unternehmen hingegen reichen Online-Schulungen zur Arbeit mit VDR und eine grundlegende Liste von Dokumentenverwaltungsfunktionen aus. Für Kleinunternehmer ist der Preis wichtiger als für große Unternehmen. Daher kann der Einstiegspreis für einige Anbieter von elektronischen Datenräumen bei 900 US-Dollar pro Monat beginnen, was für kleine Unternehmen teuer, für große Unternehmen jedoch durchaus akzeptabel ist.

So wählen Sie in 6 Schritten die richtige Datenraum-Software aus: Auswahlleitfaden

Die Suche nach dem richtigen virtuellen Datenraum ist mit einem Leitfaden zur Auswahl von VDR-Lösungen wesentlich einfacher. Befolgen Sie diese Empfehlungen, um einen VDR-Anbieter zu finden, der Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht:

1. Skizzieren Sie Ihre Anforderungen
2. Berücksichtigen Sie die erforderlichen Funktionen
3. Vergleichen Sie die Optionen
4. Berücksichtigen Sie die Erfahrung des Datenraumanbieters in Ihrer Branche
5. Lesen Sie die Bewertungen
6. Fordern Sie eine kostenlose Testversion an

1. Skizzieren Sie Ihre Anforderungen

Jedes Unternehmen und jedes Projekt ist einzigartig. Je nach Zweck, Größe des Unternehmens, Branchenspezifika und vielen anderen Faktoren müssen Sie zwischen vorgefertigten VDR-Paketen und maßgeschneiderten, flexiblen virtuellen Datenraumlösungen wählen.

Um die Suche einzugrenzen, stellen Sie sich die folgenden Fragen in Bezug auf zwei Hauptkategorien – Personen und Daten:

2. Berücksichtigen Sie die erforderlichen Funktionen

Wenn Sie zum ersten Mal mit VDR zu tun haben, wissen Sie möglicherweise nicht, was allgemein verfügbar ist. An dieser Stelle ist es wichtig, den Unterschied zwischen rudimentärer Datenspeicherung und VDR zu verstehen. Während typische Speicherlösungen verschiedene Ansätze zur Datensicherung bieten, wie z. B. Hochladen, Anzeigen, Herunterladen und manchmal geringfügige Bearbeitungen, gehen virtuelle Datenräume über diesen Umfang hinaus, insbesondere im Vergleich zu einem physischen Datenraum.

In der folgenden Tabelle haben wir die gängigsten Funktionen aufgelistet, die ein zuverlässiger Anbieter von Online-Datenräumen bieten sollte.

3. Vergleichen Sie die Optionen

Es gibt viele Anbieter von virtuellen Datenräumen auf dem Markt, und die Auswahl eines Anbieters kann eine schwierige Aufgabe sein. Daher empfiehlt es sich, mehrere Anbieter gründlich zu vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie den für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Anbieter auswählen.

Berücksichtigen Sie beim Vergleich von Lösungen für virtuelle Datenräume die folgenden Faktoren.

Sicherheit

Die Vielfalt der angebotenen Daten- und Zugriffssicherheitsfunktionen ist oft ein entscheidender Faktor bei der Auswahl des besten VDR-Anbieters. Achten Sie auf Dinge wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, zeitlich begrenzte Zugriffsrechte, mehrere Berechtigungsstufen und IP-adressbasierte Zugriffsbeschränkungen. Berücksichtigen Sie außerdem die Compliance-Zertifikate des Anbieters. Suchen Sie nach virtuellen Datenraumlösungen, die Zertifizierungen wie SOC 1 & SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR und PCI DSS aufweisen.

Bereitstellung

Jeder VDR bietet ein gewisses Maß an Anpassungsfähigkeit in Bezug auf Betriebssysteme und Geräte. Die ideale Lösung sollte auf allen gängigen Plattformen wie iOS, Android, Windows, Linux oder macOS gleichermaßen funktionsfähig sein, ohne dass zusätzliche Plugins erforderlich sind. Achten Sie auch auf die vorgeschlagenen Standorte für das Datenhosting. Die meisten Anbieter nutzen öffentliche Clouds und mehrere internationale Rechenzentren, aber einige ausgewählte Anbieter können möglicherweise auch physische Speicher und Rechenzentren anbieten, die für den Nutzer vorteilhafter sind.

Support

Die Effektivität eines Anbieters lässt sich anhand der Verfügbarkeit des Kundensupports, der Kontaktkanäle und der Reaktionszeit beurteilen. Entscheiden Sie sich für Anbieter, deren Kundensupport in mehreren Sprachen kommunizieren kann und rund um die Uhr per Live-Chat, Telefon oder E-Mail erreichbar ist.

Benutzerverwaltung

Der VDR-Anbieter, für den Sie sich entscheiden, sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, den Zugriff nach Standort oder Rolle zu beschränken, mehrere Zugriffsebenen einzurichten und die Aktivitäten aller Benutzer innerhalb der Plattform zu überwachen. Um eine effektive Nutzung für alle zu gewährleisten, sollten Sie auf Funktionen wie Massen-Einladungen, anpassbare Excel-Anzeigeberechtigungen, Benachrichtigungen für Benutzer und eine optimierte Gruppeneinrichtung achten.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche eines VDR sollte klar und intuitiv gestaltet sein und sowohl für den CFO als auch für den Buchhalter mit wenig Erfahrung gleichermaßen verständlich sein. Ein VDR mit einer gut durchdachten Benutzeroberfläche sollte umfangreiche Bereitstellungsoptionen, eine einmalige Anmeldung für alle Projekte und eine bequeme Bildlaufleiste für die Navigation zwischen Tausenden von Dateien bieten. Neben einer einfachen und umfassenden Benutzeroberfläche sollten Sie auch die Möglichkeit zur Anpassung des VDR nutzen. Suchen Sie nach Anbietern, die eine Anpassung des Logos, der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und des allgemeinen Erscheinungsbilds des Datenraums ermöglichen.

Pre

Moderne VDR-Anbieter bieten verschiedene Preismodelle an:

• Pro Speicherplatz: Sie zahlen für den Speicherplatz, den Sie benötigen.
• Pro Seite: Sie zahlen für jede Seite, die Sie in den Datenraum hochladen.
• Pro Benutzer: Sie zahlen für jeden Benutzer, den Sie in den Datenraum einladen.
• Pauschale monatliche Gebühr. Sie zahlen einen festen Preis pro Monat oder Jahr, je nach den bereitgestellten Dienstleistungen.

In der Regel bieten VDR-Anbieter entweder eine pauschale monatliche Gebühr oder eine Kombination aus mehreren Preismodellen an.

4. Berücksichtigen Sie die Erfahrung des Datenraum-Anbieters in Ihrer Branche

Die meisten virtuellen Datenräume bieten auf ihren Websites einen eigenen Bereich, in dem sie Erfahrungsberichte oder Kundenstories veröffentlichen. Hier können Sie überprüfen, in welchen Branchen ein bestimmter VDR-Anbieter bereits tätig war und wie er seinen Kunden bei der Lösung ihrer Probleme geholfen hat.

Um die beste VDR-Lösung zu finden, sollten Sie natürlich einen Anbieter suchen, der über Erfahrung in Ihrer Branche verfügt. Wenn Sie beispielsweise einen virtuellen Datenraum für die Due Diligence benötigen, entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der sich auf M&A oder Finanzen spezialisiert hat.

5. Lesen Sie die Bewertungen

Suchen Sie nach Websites von Drittanbietern, um tiefere Einblicke in VDR-Anbieter zu erhalten. Sehen Sie sich beispielsweise die Kundenbewertungen auf Plattformen wie Trustpilot oder Software Advice sowie die Meinungen der Mitarbeiter auf Glassdoor an. Wenn Sie sowohl interne als auch externe Bewertungen zu virtuellen Datenräumen berücksichtigen, erhalten Sie einen guten Eindruck von der Effektivität und Ethik des VDR.

6. Fordern Sie eine kostenlose Testversion an

Bevor Sie sich endgültig für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie dessen Dienste mindestens einen Monat lang kostenlos testen. Im Gegensatz zu physischen Datenräumen bieten die meisten modernen virtuellen Datenräume kostenlose Testversionen an.

Während der kostenlosen Testphase können Sie sich ein Bild davon machen, wie gut der ausgewählte VDR Ihren Anforderungen entspricht. Darüber hinaus können Sie die kostenlose Zeit nutzen, um sich auf zukünftige Abläufe vorzubereiten, alle Dokumente hochzuladen und zu organisieren sowie die entsprechenden Zugriffsbeschränkungen festzulegen.

Die 14 wichtigsten Einsatzbereiche für Datenraum-Software

Virtuelle Datenräume kommen in fast allen Situationen zum Einsatz, in denen Sie Dritten vertraulichen Zugriff auf bestimmte sensible Unternehmensdaten gewähren müssen.

In der Wirtschaft sind die folgenden Anwendungsfälle für Datenräume am häufigsten anzutreffen:

1. Fusionen und Übernahmen
2. Unternehmensarchiv
3. Fertigung
4. Geistiges Eigentum
5. Kreditsyndizierung
6. Rechtsstreitigkeiten
7. Buchhaltung
8. Immobilienverwaltung
9. Börsengang (IPO)
10. Kapitalbeschaffung
11. Private
12. Insolvenz und Restrukturierung
13. Biowissenschaften
14. Bank

1. Fusionen und Übernahmen

Virtuelle Datenräume für Fusionen und Übernahmen werden vor allem während der Due-Diligence-Prüfung einer Finanztransaktion eingesetzt, wenn potenzielle Käufer große Mengen an Dokumenten prüfen müssen.

Ein Datenraum für Fusionen und Übernahmen ermöglicht die sichere Weitergabe Ihrer vertraulichen Informationen ohne jegliche Gefahr von Datenlecks.

Mit einer virtuellen Datenraum-Software vereinfachen Sie den Due-Diligence-Prozess und erhöhen die Chancen, den Deal schneller und effizienter abzuschließen. Und selbst wenn der Deal scheitert, bleiben Ihre Unternehmensdaten geschützt und unveröffentlicht.

2. Unternehmensarchiv

VDR-Software ist die beste Lösung für die Speicherung großer Mengen von Unternehmensinformationen. Sie bietet ein Lebenszyklusmanagement für Ihre Geschäftsdokumente und ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle darüber. Sie können Dateien in fast allen Formaten speichern: von Videos bis zu Präsentationen und mehr.

Darüber hinaus bieten die meisten Datenraum-Anbieter die Möglichkeit, Berichte über die gesamten Datenraumaktivitäten im Online-Deal-Room zu erhalten – dies ist etwas, was herkömmliche physische Datenräume nicht bieten können. So können Sie alle Prozesse im Unternehmen überwachen und bei Bedarf rechtzeitig verbessern.

3. Fertigung

In der Fertigungsindustrie geht es immer um milliardenschwere Verträge und Projekte. Es liegt auf der Hand, dass solche hochkarätigen Geschäfte ein effizientes Management und Vertraulichkeit erfordern.

Datenräume ermöglichen nicht nur die einfache Zusammenarbeit und Verteilung sensibler Dokumente während Fertigungsgeschäften, sondern bieten auch ein hohes Maß an Sicherheit für alle vertraulichen Dokumente, die ausgetauscht werden.

4. Geistiges Eigentum

Mehrere Anwälte von Sicherheitsdatenräumen sorgen dafür, dass alle Patente, Urheberrechte, Geschäftsgeheimnisse und Marken vor unerwünschten Einblicken geschützt sind.

Dies ist besonders relevant, wenn Unternehmen im Rahmen von Partnerschaften oder M&A-Transaktionen vertrauliche Daten offenlegen müssen.

5. Kreditkonsortien

Bei der Verwaltung eines Kreditkonsortialverfahrens ist es für einen Kreditnehmer wichtig, alle sensiblen Informationen vertraulich zu behandeln. Auf der anderen Seite möchte ein Kreditgeber einfachen Zugang zu allen Unterlagen haben, um die Bonität des Kreditnehmers zu analysieren, die Fazilität zu bewerten und zu den vorgeschlagenen Bedingungen Stellung zu nehmen. Sichere Dateifreigabe und effektive Zusammenarbeit sind genau das, was VDR-Lösungen bieten.

6. Gerichtsverfahren

Während eines Rechtsstreits ist ein hohes Maß an Sicherheit äußerst wichtig, da in der Regel viele vertrauliche Dokumente involviert sind. Die meisten modernen VDR-Anbieter bieten eine Reihe von Sicherheitsdiensten zum Schutz der Kundendaten an, weshalb VDRs häufig für Rechtsstreitigkeiten eingesetzt werden.

7. Buchhaltung

Die Buchhaltung setzt die Arbeit mit vielen sensiblen Finanzdaten voraus. Deshalb ist die Sicherheit dieser Daten von größter Bedeutung. Genau das bieten Datenräume.

Über VDRs können Sie Dokumente austauschen, ohne befürchten zu müssen, dass Dritte sie einsehen können.

8. Immobilienverwaltung

In der Immobilienbranche müssen viele Unterlagen mit potenziellen Käufern geteilt werden.

Aus diesem Grund nutzen Immobilienmakler die sichere VDR-Technologie. Sie können alle erforderlichen Dateien in den virtuellen Datenraum hochladen, damit potenzielle Kunden sie vor dem Abschluss des Geschäfts einsehen können. Darüber hinaus macht die von den meisten VDR-Anbietern angebotene E-Signatur-Funktion zahlreiche Offline-Termine überflüssig und beschleunigt Immobilientransaktionen.

9. Börsengang (IPO)

Wenn Sie sich für einen Börsengang entscheiden, müssen Sie eine Vielzahl von Unternehmensdokumenten zusammenstellen und offenlegen.

Da nicht nur potenzielle Investoren, sondern auch andere externe Experten wie Emissionsbanken Zugriff auf Ihre Daten haben, sind Sicherheitsmaßnahmen von großer Bedeutung.

Virtuelle Datenraumdienste sind die Lösung für dieses Problem.

10. Kapitalbeschaffung

Die Beschaffung von Finanzmitteln ist ebenfalls ein komplizierter und aufwändiger Prozess. Um Investoren zu gewinnen und Finanzmittel zu erhalten, müssen Sie alle notwendigen Informationen über Ihr Unternehmen bereitstellen.

Mit dem besten VDR ist dies dank des reibungslosen Uploads und der unkomplizierten Datenverwaltung ganz einfach.

Darüber hinaus werden die Due-Diligence-Prozesse vereinfacht und verbessert, da alle potenziellen Investoren und andere Interessenten über einen sicheren Link von überall auf Ihre Dateien zugreifen können. Darüber hinaus bieten die meisten Anbieter einen Q&A-Bereich, in dem Nutzer Fragen stellen und umgehend Antworten erhalten können.

11. Private Equity

Private-Equity-Unternehmen benötigen VDR-Lösungen, um alle M&A-Verträge sowie andere sensible Dokumente erfolgreich und sicher zu speichern.

Oftmals haben solche Unternehmen mehrere potenzielle Deals in der Pipeline. Deshalb ist eine zuverlässige VDR-Software bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte äußerst hilfreich.

12. Insolvenz und Restrukturierung

Wenn ein Unternehmen insolvent ist und sich in einer Umstrukturierung befindet, kommt es auf jedes Detail an.

Die besten virtuellen Datenräume ermöglichen die Speicherung großer Datenmengen an einem Ort. Da an dem gesamten Prozess Interessenten aus verschiedenen Standorten oder Abteilungen beteiligt sind, sind außerdem ein hohes Maß an Sicherheit und eine effektive Zusammenarbeit erforderlich. Auch dies bieten virtuelle Datenräume.

13. Biowissenschaften

Das Hauptanliegen moderner Gesundheits- und Biotech-Unternehmen ist die vollständige Sicherheit ihrer vertraulichen Daten, wie z. B. verschiedene Forschungsergebnisse und Informationen über Patienten.

Das ist auch der Grund, warum sie sich für VDR-Dienste entscheiden. Virtuelle Datenräume vereinfachen den gesamten wissenschaftlichen Prozess dank zahlreicher Sicherheitsfunktionen, Tools für die Zusammenarbeit und rund um die Uhr verfügbarem Zugriff.

14. Bankwesen

Das Bankwesen, insbesondere das Investmentbanking, ist der häufigste Anwendungsfall für VDR-Lösungen.

Banken und andere Finanzinstitute müssen stets große Mengen sensibler Informationen speichern, von Finanztransaktionsdaten bis hin zu Geschäftsverträgen. Elektronische Datenräume bieten sicheren Cloud-Speicher für all diese Daten.

Die besten Datenraum-Anbieter ermöglichen außerdem eine unkomplizierte Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien, einen einfachen Zugriff zu jeder Tageszeit und ein engagiertes Support-Team, das bei Bedarf zur Verfügung steht.