Virtueller Datenraum-Index: Wie richten Sie Ihren Datenraum für die Sorgfaltspflicht ein?

COVID-19 hat überraschenderweise die M&A-Aktivität beflügelt: 60% der befragten US-amerikanischen Unternehmen und privaten Unternehmen waren im März 2020 stärker an neuen Geschäften interessiert als je zuvor. Der Zeitrahmen für die Abwicklung von Geschäften hat sich jedoch auch erheblich verlängert.

Aufgrund der „Stay-at-Home“-Einschränkungen ist es schwieriger, alle Personen an einem Ort für Verhandlungen zu versammeln oder die erforderlichen Genehmigungen und Zertifikate von Behörden zu erhalten. Zusammen mit neuen Problemen, die angegangen werden müssen, führt dies zu einem längeren Prüfungsprozess.

Obwohl wir die pandemiebedingten Faktoren nicht beeinflussen können, wissen wir, wie wir Ihre Prüfung effektiver gestalten können, indem wir einen Datenraumindex verwenden. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren und zu sehen, warum es die Dokumentvorbereitung beschleunigt. Wir haben auch eine Due-Diligence-Checkliste zusammengestellt, damit Sie während dieses hektischen Prozesses nichts verpassen.

Was ist ein Datenraum-Index?

Ganz einfach ausgedrückt, organisiert ein Datenraum Index Dateien in Ihrem Datenraum in klaren und organisierten Ordnern ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis eines Buches. Mit diesem Tool können Sie und Ihre Bieter die notwendigen Dateien finden, wenn sie durch große Datenmengen stöbern.

Due Diligence-Checkliste für virtuelle Datenräume

Wir haben eine Due Diligence-Checkliste erstellt, die einfach zu befolgen ist und sicherstellt, dass Sie nichts übersehen. Die gute Nachricht ist, dass Sie sie nicht nur für Due Diligence, sondern auch für ein Börsengang, ein Joint Venture oder die Vorbereitung eines Jahresberichts verwenden können.

Geschäftsinformationen

• Unternehmensstruktur (Liste der Aktionäre und ihrer Vereinbarungen/Zertifikate, Organigramm, Gründungsdokumente, M&A-Vereinbarungen usw.)
• Produkte und Dienstleistungen (einschließlich Garantien, Kundeninformationen, Marktanteilswerte, Handelslizenzen und Genehmigungen usw.)
• Materialvermögen (Immobilien, physische Vermögenswerte, Forschung und Entwicklung usw.)
  Geistiges Eigentum (Warenzeichen, Patente, Urheberrechte, Domains usw.)
• Informations- und Kommunikationstechnologie (Benutzersoftware, Lizenzen, externe IT-Unternehmen, Wiederherstellungspläne usw.)
• Öffentlichkeitsarbeit (Pressemitteilungen und Artikel des Unternehmens)

Rechtliche Informationen

• Verträge (Lieferanten, Vertriebshändler, Kredite usw.)
• Kartell- und regulatorische Fragen
• Eine Liste der aktuellen Rechtsstreitigkeiten mit Beschreibungen
• Umweltfragen (Haftungen, Umweltaudits, Nachweise der Einhaltung, Genehmigungen usw.)

Finanzinformationen

• Einnahmequellen und Schulden des Unternehmens
• Geprüfte Finanzberichte (Bilanzen, Prüfberichte und Korrespondenz usw.)
• Kapitalbudgets, Prognosen und strategische Pläne
• Analystenberichte
• Versicherungsdeckung
• Steuerinformationen

Menschliche Ressource

• Unternehmensrichtlinien im Zusammenhang mit Mitarbeitern
• Mitarbeiter einschließlich externer Spezialisten (Lebensläufe, Positionen, Gehaltshistorie, Verträge, Entschädigungsforderungen usw.)
• Bedingungen und Konditionen von Unternehmensleistungen
• Mitarbeiterbefragungen

Insgesamt glauben wir, dass dieser Leitfaden Ihnen helfen wird, Ihre Dokumente für die Sorgfaltspflicht effektiv zu organisieren, dank der richtigen Strategien und dem richtigen Datenraumindex für Ihre Organisation.

Warum sollte man einen VDR-Index zur Organisation von Dateien verwenden?

Ein Datenraumindex bietet viele Vorteile. Hier ist eine Zusammenfassung von vier davon.

Durchsuchbarkeit. Genauso wie es einfach ist, Bücher in einer Bibliothek nach Genre, Verlag oder Autor zu finden, können Sie aus Hunderten (wenn nicht Tausenden) von Dokumenten das richtige Dokument finden.

Automatisierung. Sie können einen Index erstellen, der Ihren Projektanforderungen entspricht und dank integrierter KI-Tools wird dieser Prozess weitgehend automatisiert. Es erfordert nicht viel Aufwand und Zeit von Ihnen.

Wirksame Kommunikation. Bis zu 30% der Fragen kommen von Bietern, die Schwierigkeiten haben, das richtige Dokument zu finden. Mit einem logischen und klaren Datenraumindex werden Sie die Kommunikation mit Ihren Bietern verbessern und effektiver gestalten.

Geschwindigkeit. Es besteht kein Zweifel daran, dass das Teilen und Übertragen von E-Dokumenten in Datenräumen viel schneller ist als bei Papierbasierten Datenaustausch. Der Index bildet eine ordentliche Struktur der hochgeladenen Dateien, die diesen Prozess durch bessere Kommunikation und verbesserte Durchsuchbarkeit beschleunigen kann.

Obwohl das Indexieren wie ein Zauberstab erscheinen mag, sollten Sie damit nicht beginnen, wenn Sie einen Datenraum für die Due Diligence vorbereiten. Lassen Sie uns im Detail darüber sprechen, worauf Sie sich konzentrieren sollten, um mögliche Kopfschmerzen zu vermeiden.

Wie bereiten Sie Ihren Datenraum für die Due Diligence vor?

Die Vorbereitung von Dateien kann ein hektischer Prozess sein, wenn man die Menge an benötigten Informationen berücksichtigt. Keine Sorge, hier ist eine Liste dessen, was Sie als Erstes machen müssen, wenn Sie diesen Prozess reibungslos gestalten möchten.

Dokumente vorbereiten und digitalisieren

Bevor Sie mit dem Scannen der Dokumente beginnen, beachten Sie diese Tipps:

• Heften, Trennblätter, Büroklammern und andere Büromaterialien entfernen
• Wenn Sie mehrere Dokumente in einer Datei haben, trennen Sie sie mit Tab-Trennern. Notieren Sie die Indexnummer und eine kurze Beschreibung auf dem Tab-Trenner, um ein Durcheinander zu vermeiden.
• In den meisten Fällen reicht ein Schwarz-Weiß-Scan aus, aber wenn das Dokument Farben enthält, sollten Sie es in voller Farbe scannen.
• Eine Auflösung von 200 DPI ist oft ausreichend für e-Dokumente.
• Versuchen Sie, wann immer möglich, die kleinste Dateigröße zu erreichen.
• Überlegen Sie, Ihre Excel-Dateien als PDF hochzuladen.

Nachdem der Scan abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, die Dateien zu benennen. Vergessen Sie nicht, dass das, was Ihnen offensichtlich erscheint, für Außenstehende außerhalb Ihres Unternehmens keinen Sinn machen kann.

Erstellen Sie ein spezifisches Namenssystem für Ihre Dateien

Um sicherzustellen, dass die Dateinamen klar, einfach und konsistent sind, sollten Sie ein spezifisches Namenssystem erstellen, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Bevor Sie die Dateien benennen, denken Sie an diejenigen, die Ihre Dokumente überprüfen werden. Abhängig davon, ob es sich um Buchhalter, Anwälte, Berater oder andere handelt, benötigen sie möglicherweise unterschiedliche Arten von Daten. Versuchen Sie, Schlüsselwörter einzubeziehen, die andere wahrscheinlich verwenden, wenn sie nach einer Datei suchen. Auf diese Weise erstellen Sie eine organisierte Struktur, ohne die Spur von Dokumenten zu verlieren, die sich in Unterordnern verstecken können.

Erstellen Sie den richtigen Datenraumindex

Genau wie Sie wissen müssen, wer Ihre Zielgruppe ist, bevor Sie Dateien benennen, müssen Sie die Branche und das Wissen über Ihr Unternehmen kennen, um einen Datenraumindex zu erstellen. Ziel ist es, die Ordnerstruktur für alle Teams außerhalb Ihres Unternehmens, die damit arbeiten werden, klar und verständlich zu machen. Je logischer Sie die Dateien anordnen, desto schneller wird Ihr M&A-Geschäft abgeschlossen.

Hier ist ein dreistufiger Plan, der Ihnen helfen wird, eine ordentliche Ordner- und Unterordnerstruktur zu erstellen:

Schritt 1. Layout. Beginnen Sie mit einem Layout Ihres Datenraums. Zum Beispiel können Sie einen Baum von Ordnern und Unterordnern der Dateien erstellen, die Sie haben.

Schritt 2. Hauptkategorien. Entscheiden Sie sich für Top-Level-Ordner, die das Hauptthema oder einen Geschäftsablaufstep repräsentieren. In der Regel umfassen Top-Level-Ordner die Unternehmensstruktur, Finanz- und Rechtsdokumente, Marketing und Verkauf, Steuern, regulatorische Angelegenheiten und andere. Wir werden dies in unserer Due Diligence-Checkliste für ein virtuelles Datenraum unten ausführlicher behandeln.

Schritt 3. Unterordner. Erstellen Sie innerhalb der Top-Level-Ordner Unterordner, die bestimmte Aspekte des Hauptthemas widerspiegeln. Wenn das Thema groß ist, erstellen Sie Ordner in Unterordnern, aber denken Sie daran, dass alle Ordner logisch und konsistent sein sollten. Zum Beispiel kann der Ordner Steuern solche Unterordner wie Steuererklärungen, staatliche Prüfungen, Korrespondenz, Vereinbarungen und andere enthalten.

Hier ist noch ein Tipp, der Ihnen später Kopfschmerzen ersparen wird. Frieren Sie Ihren Datenraumindex ein, sobald Sie ihn erstellt haben. Mit anderen Worten, beschränken Sie, wer den Index ändern oder Dateien oder Ordner löschen kann. Dies schützt Sie vor Situationen, in denen eine Datei versehentlich in den falschen Ordner gezogen oder gelöscht wird.

Laden Sie die Dateien in Ihren Datenraum hoch

Jetzt, nachdem Sie die Dokumente gescannt, benannt und die Ordnerstruktur festgelegt haben, ist es Zeit, sie in Ihre Arbeitsumgebung hochzuladen. Wenn der Vorgang schnell und mühelos erfolgen soll, stellen Sie sicher, dass Ihr Datenraum die folgenden Funktionen aufweist:

• Drag and Drop-Upload
• Massenupload
• Integration mit dem Windows Explorer (zur Synchronisierung zwischen Ihrem Desktop, freigegebenen Ordnern, Unternehmensdateispeichern usw.)
• Unterstützung mehrerer Formate
• Volltextsuche (nach Schlüsselwörtern, Filtern, einem Wort oder einem Satz)
• Automatische Indexnummerierung
• Dateikennzeichnung
• Einfache Dokumentenverwaltung (suchen Sie nach Anbietern, die neben dem Hochladen, Anzeigen und Löschen von Dateien auch das Herunterladen, Zusammenführen, Wiederherstellen und Umbenennen ermöglichen)

iDeals bietet all diese und sogar noch mehr Funktionen für einen schnellen Upload, sodass Sie sich stattdessen auf die Einrichtung Ihrer Benutzergruppen konzentrieren können, anstatt stundenlang auf Daten in der Arbeitsumgebung zu warten.

Organisieren Sie Benutzergruppen und entscheiden Sie über Zugriffsberechtigungen

Die Organisation von Benutzergruppen ist genauso wichtig wie die Organisation der Daten, wenn Sie nicht möchten, dass sensible Informationen des Unternehmens in die falschen Hände gelangen. Je nach Projekt können die Gruppen Berater, Käufer- und Verkäuferteams, Anwälte oder andere umfassen. Sobald Sie sich für die Gruppen entschieden haben, legen Sie für jede von ihnen Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Herunterladen fest.

Jetzt hat Ihr Datenraum eine klare und logische Struktur. Um sicherzustellen, dass nichts fehlt, beachten Sie unseren Due-Diligence-Checkliste.

References

1. Deloitte. M&A Trends Survey: The future of M&A https://www2.deloitte.com/us/en/pages/mergers-and-acquisitions/articles/m-a-trends-report.html
2. Forbes. The Impact Of The Coronavirus Crisis On Mergers And Acquisitions https://www.forbes.com/sites/allbusiness/2020/04/17/impact-of-coronavirus-crisis-on-mergers-and-acquisitions/?sh=2653925b200a
3. PWC. Global M&A Industry Trends https://www.pwc.com/gx/en/services/deals/trends.html
4. Priori. M&A Due Diligence Checklist https://www.priorilegal.com/deals/mergers-acquisitions/manda-due-diligence-checklist
5. Upcounsel. Due Diligence Checklist: Everything You Need to Know https://www.upcounsel.com/due-diligence-checklist
6. Business Know-How. What is Due Diligence and How Do You Perform it? https://www.businessknowhow.com/money/duediligence.htm