Wie viel sollte ein virtueller Datenraum kosten?

Preisvergleich von Datenraum-Anbietern

Im Jahr 2025 liegen die Preise für virtuelle Datenräume (VDR) in der Regel zwischen 180 und 500 US-Dollar pro Monat, je nach Projektkomplexität und Funktionen, wobei Basispläne bis zu 10 GB Speicherplatz und wichtige Sicherheitstools bieten.

Mid-Tier-Pakete, die sich ideal für compliance-intensive Branchen und Due-Diligence-Prozesse eignen, kosten zwischen 500 und 1.200 US-Dollar pro Monat. Diese Tarife umfassen oft unbegrenzten Benutzerzugriff und erweiterte Tools wie KI-gestützte Schwärzung.

Lösungen für Unternehmen, die für große M&A-Transaktionen oder Börsengänge konzipiert sind, kosten in der Regel zwischen 1.200 und 5.000 US-Dollar pro Monat und bieten unbegrenzten Speicherplatz, Premium-Sicherheitszertifizierungen und dedizierten Support.

Die Pro-Seite-Abrechnung, ein älteres Modell, bei dem 0,35 bis 0,70 US-Dollar pro Seite berechnet werden, wird zwar weiterhin verwendet, birgt jedoch erhebliche Risiken. Beispielsweise könnte ein 75.000-seitiger Vertrag zu 0,50 US-Dollar pro Seite zu Gebühren in Höhe von 37.500 US-Dollar führen, die oft die Kosten für Flatrate-Unternehmenspläne übersteigen. Versteckte Kosten, beispielsweise für wiederkehrende Uploads, treiben die Kosten weiter in die Höhe, sodass die Preise pro Seite für dokumentenintensive Transaktionen unvorhersehbar sind.

Was sind die beliebtesten Preisstrukturen für VDRs?

1. Preis pro Seite

• Preisspanne: 0,35 bis 0,70 US-Dollar pro Seite

Bei diesem Modell werden die Kosten anhand der Anzahl der hochgeladenen Seiten berechnet, sodass es sich für kleine Audits mit einer begrenzten Anzahl vertraulicher Dokumente eignet. Bei dokumentenintensiven Geschäften steigen die Kosten jedoch schnell an. So können beispielsweise 1.000 Seiten 350 bis 700 US-Dollar kosten. Versteckte Gebühren für die Vorbereitung von Dokumenten, das Scannen oder Uploads in schlechter Qualität sind ebenfalls üblich, was die Budgetierung unvorhersehbar macht.

2. Preise pro Benutzer

• Preisspanne: 15 bis 75 US-Dollar pro Benutzer und Monat

Die Preisgestaltung pro Benutzer ist ideal für Teams mit stabiler Mitarbeiterzahl. Die Kosten steigen mit der Anzahl der Benutzer, was eine vorhersehbare Budgetierung in kleineren Umfängen ermöglicht (selbst bei unbegrenzter Anzahl von Dokumenten). Mit der Vergrößerung des Teams steigen jedoch die Ausgaben stark an. Das Hinzufügen von 10 Benutzern kann 150 bis 750 US-Dollar pro Monat zusätzlich kosten. Dieses Modell eignet sich für kleinere Projekte, wird jedoch bei einem Anstieg der Zusammenarbeit in späteren Phasen kostspielig.

3. Speicherplatzbasierte Preise

• Preisspanne: 500 bis 1.000 US-Dollar pro GB pro Monat

Bei diesem Modell berechnen Anbieter die Kosten anhand der gespeicherten Datenmenge. Es ist beliebt in Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Fertigung, in denen große Dateien üblich sind. Das Überschreiten von Speicherschwellen löst jedoch hohe Überziehungsgebühren aus (1.000 US-Dollar pro zusätzlichem GB), was diese Struktur für dynamische oder schnell wachsende Transaktionen riskant macht.

4. Pauschale monatliche Gebühr

• Preisspanne: 500 bis 5.000+ US-Dollar pro Monat

Eine monatliche Pauschalgebühr umfasst in der Regel eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, Projekten und Speicherplatz sowie komplexe Tools wie KI-basierte Redigierung und Disaster-Recovery-Technologie zu einem einzigen monatlichen Preis. Sie bieten eine hervorragende Skalierbarkeit für große Unternehmen oder Transaktionen mit hohem Volumen. Kleinere Teams oder kurzfristige Projekte zahlen jedoch möglicherweise zu viel für ungenutzte Kapazitäten, weshalb es wichtig ist, den tatsächlichen Bedarf vor der Entscheidung zu ermitteln.

5. Jahresabonnements

• Rabatt: 20–30 % günstiger als Monatspläne

Jahrespläne bieten erhebliche Kosteneinsparungen für langfristige Projekte, da die monatlichen Gesamtkosten reduziert werden. Sie erfordern jedoch eine vollständige Vorauszahlung und binden die Nutzer an längere Verträge. Bei vorzeitiger Kündigung können Strafzahlungen in Höhe von 10–25 % des verbleibenden Vertragsguthabens anfallen, was diese Option für schnell wechselnde Zeitpläne weniger flexibel macht.

Was ist die beste Preisstruktur für virtuelle Datenräume?

Es gibt keinen universellen Tarifplan, der für alle Unternehmen ideal ist. Das liegt daran, dass Unternehmen unterschiedlich groß sind und die Projekte, an denen sie arbeiten, sehr unterschiedlich sind. Um den Anforderungen gerecht zu werden, bieten virtuelle Datenräume eine große Auswahl an flexiblen Preisplänen. Daher kann es ziemlich schwierig sein, das beste Paket auszuwählen, das alle Anforderungen abdeckt.

Um sicherzustellen, dass Sie sich für die richtige Option entscheiden, bieten Datenräume kostenlose Testphasen an, die in der Regel ein bis zwei Wochen dauern. So können Kunden die Plattformen testen und herausfinden, welche Tools und Funktionen ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Darüber hinaus verfügt fast jeder virtuelle Datenraum über ein Demo- oder Schulungszentrum, in dem potenzielle Kunden alle notwendigen Informationen zur Nutzung der Dienste finden. Das erleichtert die Auswahl erheblich. Versuchen wir dennoch herauszufinden, welche VDR-Preisstruktur für Sie am besten geeignet ist, und sehen wir uns die wichtigsten Kriterien an, die Sie bei der Suche nach einem Datenraum-Anbieter beachten sollten.

Wann ist es besser, eine feste Abonnementgebühr zu wählen?

Der Hauptvorteil eines Pauschalabonnements sind die vorhersehbaren Kosten. Es erscheint auch viel vorteilhafter, wenn Sie einen virtuellen Datenraum benötigen für:

• Langfristige Nutzung
• Unbegrenzte Anzahl von Benutzern
• Unbegrenzte Speicherkapazität
• Erweiterte Funktionen

Allerdings ist die monatliche Zahlung im Vergleich zu einem Jahresabonnement teurer. Wenn ein Unternehmen also regelmäßig und über einen längeren Zeitraum einen Datenraum benötigt, ist eine jährliche Abrechnung die kostengünstigere Option.

Wann ist es besser, für die Anzahl der Benutzer oder den Speicherplatz zu bezahlen?

Wenn Sie eine VDR-Lösung benötigen, können schwankende Gebühren anfallen, wenn Sie:

• Kurzfristige Nutzung
• Eine feste Anzahl von Benutzern
• einer minimalen Speicherkapazität
• Grundfunktionen

Pro-Benutzer- oder Pro-Seite-Strukturen sind in der Regel günstiger als eine feste Gebühr. Allerdings müssen Sie Ihre Nutzung ständig überwachen. Denn wenn Sie das Limit überschreiten, fallen zusätzliche Kosten an. Um sicher zu sein, dass Sie die richtige Wahl treffen, sollten Sie den Umfang des Projekts und die für eine erfolgreiche Durchführung erforderlichen Tools evaluieren.

Faktoren, die die Preise für VDR beeinflussen

Die Preise für virtuelle Datenräume variieren erheblich von Anbieter zu Anbieter. Wie viel Sie bezahlen, hängt jedoch in der Regel von den folgenden Datenraumelementen ab.

Datenspeichervolumen	Einige Anbieter von virtuellen Datenräumen berechnen ihre Preise nach der Anzahl der GB. Andere Lösungen bieten eine Reihe von Paketen für eine bestimmte Anzahl von GB an. Glücklicherweise können Sie ein Upgrade durchführen, wenn Ihnen die Speicherkapazität ausgeht. Es gibt auch Lösungen für virtuelle Datenräume mit unbegrenzter Speicherkapazität.
Anzahl der Arbeitsbereiche	Die Preise für VDRs hängen auch von der Anzahl der benötigten Datenräume oder Arbeitsbereiche ab. Dies ist in der Regel für größere Unternehmen mit vielen Abteilungen oder mehreren gleichzeitig zu verwaltenden Geschäften relevant. Diese benötigen oft einen separaten virtuellen Datenraum für eine effiziente Dokumentenverwaltung.
Anzahl der VDR-Benutzer	Häufig bieten Anbieter von virtuellen Datenräumen Pakete mit einer festen Anzahl von Benutzerlizenzen an. Für jeden weiteren Benutzer wird ein Aufpreis berechnet. Oft gewähren sie jedoch Rabatte für zusätzliche Benutzer, wenn die Anzahl die im Abonnement enthaltene Anzahl überschreitet.
Anzahl der Administratoren	Ein Administrator hat die Kontrolle über alle anderen Benutzer, Einstellungen und Dokumentaktivitäten im Datenraum. Er kann auch die Funktionen für die Freigabe, Anzeige, Bearbeitung, den Druck usw. von Dateien konfigurieren. Die Anzahl der Administratoren ist oft auf 5 bis 10 begrenzt, aber einige Datenraumanbieter erlauben eine unbegrenzte Anzahl.
Dokumentenmanagement-Tools	Je mehr Funktionen für die Dokumentenverwaltung ein Anbieter hat, desto höher ist der Preis für den virtuellen Datenraum. Zu den Tools, die VDRs bieten, gehören Drag-and-Drop, Massen-Upload, Dokumentenverknüpfung, intelligente Textsuche, Benutzerberechtigungen, elektronische Signaturen und vieles mehr.
Sicherheitsfunktionen	VDRs sollten sicherstellen, dass sensible Informationen nach den höchsten Standards geschützt sind. Zu diesem Zweck erwerben sie internationale Zertifikate und entwickeln Sicherheitsfunktionen. Je mehr Tools und Zertifikate sie für den Schutz Ihrer Daten bieten, desto höher sind daher die Preise für ihre Dienste.
Kundensupport	Der Umfang des Kundensupports bestimmt ebenfalls die Preise für virtuelle Datenräume. So kostet beispielsweise ein 24/7-Support durch einen persönlichen Support-Spezialisten mehr als ein regulärer E-Mail-Support während der Geschäftszeiten.
Integrationen	Virtuelle Datenraumlösungen verlangen einen Aufpreis für die reibungslose Integration mit anderer Software. Dazu gehören beispielsweise Microsoft Office, Google Kalender, Zoom oder andere Cloud-Speicherdienste wie Google Drive.

All diese Faktoren zeigen, dass Sie vor der Anschaffung eines VDR die Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren müssen. Wenn Sie diese Faktoren unterschätzen, läuft Ihr Unternehmen Gefahr, viel höhere Kosten zu verursachen, Ressourcen für einen neuen Mitarbeiter bereitstellen zu müssen oder von Zeit zu Zeit Gigabytes an Daten zu benötigen. Bei einer Überschätzung der Anforderungen verschwendet das Unternehmen Geld. Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten in der Regel drei Servicepakete an, zwischen denen der Kunde unter Berücksichtigung der oben genannten Faktoren wählen kann.

Versteckte Kosten, auf die Sie achten sollten

Die Preise für virtuelle Datenräume mögen auf den ersten Blick übersichtlich erscheinen, doch versteckte Gebühren verursachen oft unerwartete Kosten, die Ihre Rechnung um 20 bis 50 % erhöhen können. Anbieter legen diese Gebühren selten im Voraus offen, sodass Unternehmen von zusätzlichen Kosten überrascht werden. Im Folgenden schlüsseln wir die häufigsten versteckten Kosten auf, beginnend mit dem notorisch undurchsichtigen Preismodell pro Seite.

1. Fallstricke bei der Preisgestaltung pro Seite

Die Preise pro Seite mögen mit nur 0,35 $ pro Seite attraktiv erscheinen, aber aufgrund nicht standardisierter Dateikonvertierungen können die Kosten schnell in die Höhe schnellen. So kann beispielsweise ein 10-seitiges PDF 3,50 $ kosten, während derselbe Inhalt in Excel (wo 10 KB einer Seite entsprechen) 100 Seiten umfassen und somit 35 $ kosten kann. Schlimmer noch, für Multimedia-Dateien wie JPEGs oder Videos können „Sondermedien“-Zuschläge von bis zu 15 US-Dollar pro MB anfallen – ein 300 MB großer Ordner mit Bildern könnte somit zusätzliche Kosten in Höhe von 4.500 US-Dollar verursachen.

Verzögerungen erhöhen die Kosten zusätzlich: Projekte, die über den Zeitplan hinausgehen, sind oft mit nicht anteiligen Strafzahlungen verbunden. Eine einmonatige Verzögerung kann den ursprünglichen Monatspreis verdoppeln (z. B. 7.000 US-Dollar statt 3.500 US-Dollar).

Selbst einfache Vorgänge wie das erneute Hochladen einer 1.000 MB großen Datei können die Rechnung über Nacht verdoppeln. Das bedeutet, dass ein „budgetiertes“ 1.000-MB-Projekt schnell auf über 10.000 US-Dollar anwachsen kann, wenn gemischte Dateiformate berücksichtigt werden.

2. Einrichtung und Onboarding

Viele Anbieter berechnen eine Gebühr von 500 bis 2.500 US-Dollar für die Einrichtung, die individuelles Branding, Datenmigration oder Benutzerschulungen umfasst. Diese Gebühren sind zwar verhandelbar, überraschen kleinere Teams jedoch oft. Merrill Datasite beispielsweise schließt API-Integrationskosten in seinen Basisangeboten aus, während andere Anbieter wie Ideals diese Kosten einbeziehen – dieser Unterschied ist für technologieabhängige Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

3. Überziehungsgebühren (zusätzlicher Speicherplatz, Benutzer, Verlängerung)

Das Überschreiten von Speicher- oder Benutzerlimits löst oft kaskadierende Gebühren aus. Zusätzlicher Speicherplatz kostet in der Regel 100 bis 300 US-Dollar pro GB, während das Hinzufügen von Benutzern während des Projekts zusätzliche Kosten von 15 bis 75 US-Dollar pro Lizenz verursacht. Ein Upgrade auf 24/7-Support während eines Geschäfts kann Ihre Rechnung um weitere 10 bis 25 % erhöhen.

Warum anteilige Überziehungsgebühren wichtig sind

Einige Anbieter bieten anteilig berechnete Überziehungsgebühren an, die sich nach der tatsächlich genutzten zusätzlichen Speicherkapazität richten. Anstatt beispielsweise eine Pauschale von 300 $ für jede zusätzliche Speicherkapazität für vertrauliche Informationen zu berechnen, könnte ein anteiliges Modell 30 $ für 0,1 GB zusätzliche Daten berechnen.

Bei einer anteiligen Abrechnung würde eine Überschreitung Ihres Limits um nur 0,5 GB je nach Tarif etwa 50 bis 150 US-Dollar kosten, also weit weniger als die 300 US-Dollar für einige wenige sensible Dokumente bei einem nicht anteiligen Modell.

Im Gegensatz dazu wird bei nicht anteiligen Überschreitungen die gesamte monatliche Überschreitungsgebühr berechnet, selbst wenn Sie die Speicherlimits nur geringfügig überschreiten, wodurch die Kosten für geringfügige Überschreitungen in die Höhe getrieben werden. Bevorzugen Sie immer VDRs mit anteiligen Richtlinien. Diese Flexibilität ist für agile Teams, die Projekte mit schwankenden Datenmengen verwalten, von entscheidender Bedeutung.

4. Gebühren für Datenexport und Compliance

Das Abrufen von Daten nach einem Projekt kann die Kosten um 10–30 % erhöhen, je nach Umfang und Format der exportierten Dateien. Zusätzliche Dienstleistungen wie Formatkonvertierungen (z. B. PDF- oder Excel-Exporte), Compliance-Zertifizierungen (wie ISO 27001 und DSGVO-Konformität) und API-Zugriff für CRM-Integrationen können die Gesamtkosten je nach Anbieter und Projektanforderungen um weitere 15–40 % erhöhen.

Bieten VDR-Anbieter Rabatte für ihre Dienste an?

Ja, viele Anbieter von virtuellen Datenräumen bieten ihren Kunden Rabatte und Sonderangebote an. Hier sind einige Beispiele, wie Sie sparen können:

1. Onehub. Der Anbieter bietet bis zu 20 % Rabatt für Nutzer mit jährlicher Abrechnung.
2. Box. Ein virtueller Datenraum von Box bietet 25 % Rabatt für Jahresabonnements.
3. DealRoom. Sparen Sie 250 $ beim Kauf des jährlichen Due Diligence & Integration-Pakets.
4. Clinked. Sie bieten einen Rabatt von 20 % pro Jahr und einen Rabatt von 35 % für zwei Jahre.
5. Citrix ShareFile. Diese VDR-Lösung bietet einen Rabatt von 10 % für ein Jahresabonnement.

So wählen Sie einen virtuellen Datenraum aus

Hier finden Sie eine kurze Checkliste für Datenräume, die Ihnen dabei helfen kann, den für Sie passenden VDR zu finden.

1. Identifizieren Sie Ihre Anforderungen.
2. Legen Sie Ihr Budget fest.
3. Ermitteln Sie Ihre Geschäftsnische.
4. Entscheiden Sie, ob Sie eine kostenlose Testversion benötigen, um verschiedene Optionen auszuprobieren.
5. Bestimmen Sie, welche Plattform für Sie am besten geeignet ist: Mac, Windows, Linux, mobil oder webbasierter VDR.
6. Schätzen Sie den benötigten Datenspeicherplatz. Einige Anbieter können Ihnen keinen großen Speicherplatz zur Verfügung stellen, daher sollten Sie dies vor der Zahlung wissen.
7. Vergleichen Sie Preise und andere Kriterien in unserer VDR-Vergleichstabelle.
8. Wählen Sie den Anbieter, der Ihren Anforderungen für Ihre virtuellen Transaktionen am besten entspricht.

Manchmal ist der Preis nur ein nebensächlicher Faktor bei der Suche nach einem geeigneten VDR. Alle VDRs sind unterschiedlich. Nutzen Sie die Tabelle, um einen Dienst auszuwählen, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

Wichtige Erkenntnisse

• VDR-Preisstrukturen: Die Preismodelle für virtuelle Datenräume variieren stark. Zu den gängigen Strukturen gehören pro Seite, pro Benutzer, speicherbasierte, Flatrate und Jahresabonnements. Jedes Modell eignet sich für unterschiedliche Projektanforderungen. Daher ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, wie diese Strukturen mit Ihrem Budget und Ihren langfristigen Zielen übereinstimmen.
• Risiken bei der Preisgestaltung pro Seite: Die Preise pro Seite liegen in der Regel zwischen 0,35 und 0,70 US-Dollar, sodass ein Projekt mit 75.000 Seiten etwa 37.500 US-Dollar kosten kann. Versteckte Gebühren, wie 15 US-Dollar pro MB für Multimedia-Dateien und 500 bis 2.500 US-Dollar für Einrichtung und Onboarding, können die Endkosten weiter in die Höhe treiben.
• Überziehungsgebühren: Die Wahl eines Anbieters mit anteiligem Abrechnungsmodell hilft, diese Ausgaben zu kontrollieren, im Gegensatz zu Pauschalstrafen, bei denen unabhängig vom tatsächlichen Überziehungsbetrag der volle Preis berechnet wird.
• Rabatt-Kompromisse: Jährliche Abonnements bieten oft 20–30 % Ersparnis gegenüber monatlicher Abrechnung (Citrix bietet beispielsweise einen Rabatt von 10 %), aber sie können Nutzer an Verträge mit vorzeitigen Kündigungsgebühren binden, was die Flexibilität einschränkt, wenn sich die Projektanforderungen ändern.
• Modellflexibilität: Pauschalmodelle mit Preisen zwischen 500 und 5.000+ US-Dollar pro Monat sind ideal für Teams, die Skalierbarkeit benötigen, ohne sich um Benutzer- oder Speicherbeschränkungen kümmern zu müssen, während speicherbasierte Preise, die in der Regel zwischen 500 und 1.000+ US-Dollar pro GB liegen, schnell wachsende oder unvorhersehbare Projekte einem erheblichen Risiko von Überschreitungen aussetzen können.

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FAQ

Warum sind virtuelle Datenräume so teuer?

Sichere virtuelle Datenräume legen Wert auf Datenschutz auf Unternehmensniveau (z. B. ISO 27001-Konformität), unbegrenzte Speicherkapazität und fortschrittliche Tools wie KI-gestützte Schwärzung. Diese Funktionen beeinflussen die Kosten für virtuelle Datenräume, die zwischen 180 und 5.000 US-Dollar liegen. Premium-Anbieter wie Intralinks verlangen aufgrund ihres spezialisierten Supports für M&A-Transaktionen, ihres 24/7-Kundenservice und ihrer detaillierten Prüfprotokolle höhere Preise.

Gibt es kostenlose virtuelle Datenräume?

Es gibt zwar kostenlose Tools wie Google Drive, aber ihnen fehlen wichtige Sicherheitsfunktionen wie dynamische Wasserzeichen und detaillierte Berechtigungssteuerungen. Einige professionelle VDR-Anbieter wie Ideals bieten 7- bis 30-tägige kostenlose Testversionen an, aber dauerhafte kostenlose Tarife sind selten. Die Einstiegstarife von Anbietern wie Citrix beginnen in der Regel bei etwa 17,50 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

Wie kann ich unerwartete Kosten vermeiden?

Um die Kosten zu kontrollieren, sollten Sie Preismodelle pro Seite vermeiden. Verhandeln Sie immer die Einrichtungsgebühren und wählen Sie Anbieter, die eine anteilig berechnete Überziehungsgebühr anbieten (z. B. 30 US-Dollar für 0,1 GB statt einer Pauschalgebühr von 300 US-Dollar). Es ist wichtig, Anbieter durch kostenlose Testversionen zu testen, um versteckte Export-, API- oder Supportgebühren aufzudecken, bevor Sie sich festlegen.