Einrichten eines Virtuellen Datenraums für M&A: Ein Schritt-für-Schritt-Guide

Die Sorgfaltspflicht kann Hunderte von Dateien umfassen, aber virtuelle Datenräume für Fusionen und Übernahmen können helfen, den M&A-Prozess zu vereinfachen. Indem Sie Ihre Geschäftsdaten ordnungsgemäß strukturieren, vereinfachen Sie auch den Prozess für einen potenziellen Käufer.

Also, wie organisieren Sie Ihren VDR, um die notwendigen Informationen leicht zugänglich zu machen? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie.

Was ist ein M&A Virtueller Datenraum?

Ein Virtuelles Datenraum (VDR) ist ein sicherer Online-Speicher, der zum Speichern und Teilen sensibler Daten zwischen Unternehmen während komplexer Unternehmensgeschäfte verwendet wird.

Unternehmen verwenden häufig VDRs, um während Fusionen und Übernahmen kritische Unternehmensdokumente zu untersuchen, um den Deal zu beschleunigen. Aber die Sorgfalt ist nur effizient, wenn die Dateien eine logische M&A-Datenraumstruktur aufweisen.

Wie organisieren Sie Dokumente und Ordner in Ihrem Online-Datenraum, um den Prozess für alle Beteiligten einfacher zu machen?

Empfehlungen für die Struktur des M&A Datenraums

Ein M&A-Datenraum ist wie ein Online-Lager für Ihre wichtigen Dokumente. Ähnlich wie ein Lagerbestands- oder Bibliothekskatalog bietet der Datenraum für M&A den Teilnehmern schnellen Zugriff auf die erforderlichen Informationen, um eine effektive Due Diligence durchzuführen.

Hier sind einige allgemeine Tipps für die Erstellung eines gut strukturierten virtuellen Datenraums:

• Ordner- und Dateinamenskonventionen.

Die Namen Ihrer Ordner, Unterordner und Dateien sollten deutlich ihren Inhalt widerspiegeln. Ihre Benutzer möchten alle relevanten Informationen auf einen Blick haben, und eine ordnungsgemäße Namenskonvention erleichtert ihnen die Arbeit.

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle.

Laut dem Verizon Data Breach Report 2021 betrug der Anteil von Datenverletzungen, die ein menschliches Element beinhalteten, im ersten Quartal 2021 85%. Es ist daher entscheidend, Zugriffseinstellungen mit verschiedenen Berechtigungsstufen zu konfigurieren, um die Sicherheit zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße Zugriffskontrolle erleichtert auch die Verwaltung des Zugriffs, sobald der M&A-Deal abgeschlossen ist.

• Identifizierbare Markierungen.

Viele M&A-Datenraumprovider ermöglichen es Ihnen, Dokumenten Wasserzeichen und Logos hinzuzufügen, um Unternehmen ihre Marke widerspiegeln zu lassen. Darüber hinaus unterstützt die Plattform möglicherweise Zeitstempel und elektronische Unterschriften. Das Einrichten dieser Funktionen, bevor Sie Benutzer in den Raum einladen, verbessert die Sicherheit und hilft bei der Identifizierung von Duplikaten.

M&A ist ein langer Prozess, aber Sie können ihn beschleunigen, indem Sie den VDR im Voraus vorbereiten. Wir empfehlen Ihnen, die Vorbereitung des Raums so früh wie möglich zu beginnen.

Wie organisiere ich ein virtuelles Datenraum für M&A?

Idealerweise sollte ein VDR Verkäufern und potenziellen Käufern ermöglichen, auf die erforderlichen Dokumente unterwegs zuzugreifen. Folgen Sie diesen Schritten, um Ihrem Datenraum eine ordentliche Struktur zu geben:

Schritt 1: Umfang skizzieren

Sie müssen Ihre Dokumentation analysieren, um einen klaren Plan für den Datenraum zu entwickeln. Einige der wesentlichen Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Welche Dokumente benötigt der Käufer während des Due Diligence-Prozesses?
• Wie viele Dateneinheiten und Seiten Speicher benötigen Sie?
• Wie viele Benutzer erwarten Sie einzuladen?

Füllen Sie den Datenraum viel einfacher, wenn Sie den Prozess in kleinere Aufgaben unterteilen und eine Checkliste erstellen. Auf diese Weise vergessen Sie nichts Wichtiges, während Sie die Ordnerstruktur organisieren.

Schritt 2: Administratoren zuweisen

Nachdem Sie den Umfang des Datenraums für M&A bestimmt haben, müssen Sie die Administratoren festlegen. Sie sind verantwortlich für:

• Zuweisen und erneutes Zuweisen von Benutzerberechtigungen
• Erstellen und Verwalten von Ordnern
• Hochladen, Verschieben, Aktualisieren und Löschen von Dateien
• Einladen von Benutzern in den Raum
• Aufrechterhaltung des Datenraums

Wir empfehlen, mindestens zwei Administratoren zur Überwachung des Datenraums zu assignieren. Dies wird die Vorbereitung beschleunigen und mögliche Verzögerungen im Falle eines höheren Gewaltfalls verhindern.

Schritt 3: Organisieren Sie Ihre Ordner

Eine ordnungsgemäße Ordnerstruktur erfordert das Verständnis des Geschäftsmodells, ein tiefes Wissen über die Branche und ein gewisses Maß an Erfahrung. Jahrelange Erfahrung hat uns gelehrt:

• Die Namen der Ordner sollten klar auf ihren Inhalt hinweisen
• Oberste Ordner können Kategorien oder Themen enthalten (Produkte, Geschäftsübersicht, Verträge, rechtliche Dokumente usw.)
• Begrenzen Sie die Anzahl der Hauptordner, um das Dateisystem scannbar zu machen
• Die Namen der Unterordner sollten spezifischer sein und der Gesamtstruktur folgen
• Erstellen Sie einen separaten obersten Ordner mit Dateien, die alle Benutzer zu Beginn benötigen (NDAs, Teaser, Pitch-Decks usw.)
• Bezeichnen Sie einen beschränkten Ordner für hochvertrauliche Dokumente.

Viele virtuelle Datenräume für Fusionen und Übernahmen indexieren Ihre Dokumente automatisch, wenn Sie sie hochladen, und vereinfachen die Navigation durch die Dokumente für alle Beteiligten.

Schritt 4: Vorbereiten und hochladen von Dateien

Jetzt müssen Sie physische Dokumente scannen und digitale Dateien vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass unnötige Dateien (wie Miniaturcache und temporäre Office-Dateien) aus den Ordnern entfernt werden.

Hier sind die gängigsten Möglichkeiten, Dateien auf die Plattform hochzuladen:

• Direktes Hochladen. Die Administratoren laden die Dateien manuell in den Datenraum hoch.
• Synchronisieren lokaler Ordner. Der Uploader kann die Ordnerstruktur von einem lokalen Speichergerät organisieren und den Inhalt mit dem Datenraum synchronisieren.
• Delegieren von Uploads. Jeder hinzugefügte Ordner oder jede Datei wird automatisch in einen Vorbereitungsordner verschoben, in dem ein berechtigter Administrator sie überprüfen kann.

Es gibt noch einen letzten Schritt, bevor potenzielle Käufer in den Online-Raum eingeladen werden.

Schritt 5: Zuweisung von Zugriffsrechten an Benutzer

Sicherheit sollte Ihre oberste Priorität bei Geschäftsabschlüssen sein. Laut dem DTEX Insider Threat Intelligence Report 2019 verursachen unachtsame Verhaltensweisen etwa 64 % der Insider-Datenverletzungen. Glücklicherweise bieten virtuelle Datenräume eine Reihe von VDR-Sicherheitsfunktionen. Mit Datenraumsoftware können Berechtigungen für Dateien, Ordner, einzelne Benutzer oder Benutzergruppen festgelegt werden.

Einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, sind:

• Welche Ordner und Dateien sollten eingeschränkt werden?
• Wer soll die Berechtigung haben, Dateien zu ändern?
• Können Sie die Benutzeraktivität nachverfolgen?
• Sollten Sie den Benutzern erlauben, sich im Raum gegenseitig zu sehen?
• Müssen Sie ein automatisiertes Clickwrap-NDA für neue Benutzer einrichten?

Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie potenziellen Käufern und deren Vertretern Zugang zum VDR gewähren.

Schritt 6: Pflege des Datenraums

Ihr Team sollte während des M&A-Geschäfts weiterhin an der VDR arbeiten. Einige der Aufgaben in dieser Phase sind:

• Halten Sie den Inhalt auf dem neuesten Stand
• Löschen Sie irrelevanten Dateien
• Verwalten Sie Berechtigungen und Benutzergruppen

Die Administratoren sollten auch die Benutzeraktivitäten überprüfen. Dadurch können Sie verstehen, welche Daten für den potenziellen Käufer am interessantesten sind.

Was sollte in den M&A Datenraum aufgenommen werden?

Der Datenraum enthält je nach Art der Transaktion unterschiedliche Informationen. Die Vorbereitung von Dokumenten für das M&A bedeutet, im Voraus zu wissen, welche Informationen der Käufer anfordern wird.

Die allgemeinen Daten und Dokumente, die Unternehmen während der Sorgfaltspflichtüberprüfung überprüfen, sind:

• Recht (Gesellschaftsschein, abgeschlossene rechtliche Fälle, Verträge)
• Verträge und Vereinbarungen (Registrierung, Sicherheit, Stimmrecht, Aktienkauf, Kauf- und Verkaufsvereinbarungen)
• Regulierung (Genehmigungen, Verstöße)
• HR (Lebensläufe, Gehalts- und Pensionseinzelheiten der Mitarbeiter)
• Privat & vertraulich (laufende Geschäfte, laufende rechtliche Fälle, industrielle Streitigkeiten)
• Geistiges Eigentum (Patente, Patentanmeldungen, Softwarelizenzen, Marken, eingetragene Copyrights)
• Versicherung (Versicherungs-, Haftungs- und Entschädigungspolicen)
• Hersteller und Lieferanten (Lieferverträge, Liste der Produkte und Hersteller)
• Liste der Aktionäre, Optionsinhaber und Optionsinhaber
• Eigentum und Vermögenswerte (Eigentum und Leasing)
• Finanzen und Steuern (Finanzstatements, Details zu offenen Krediten, Steuerbescheinigungen, Schreiben von Wirtschaftsprüfern)
• Marketing und Verkauf (Informationsmitteilung, Teaser, Kundenlisten, Verkaufszulagen, Produktroutenpläne)
• Geheimhaltungsvereinbarungen (separater Ordner mit NDAs und deren Änderungen)

Dies ist keine erschöpfende Liste. Grundsätzlich sollten Sie alle Dokumente vorbereiten, die sich auf die wichtigsten Aspekte Ihres Unternehmens beziehen.

Schlussfolgerung

Virtuelle Datenräume sind ein unersetzliches Werkzeug, um einen reibungslosen Ablauf bei Fusionen und Übernahmen sowie anderen komplexen Geschäftstransaktionen zu gewährleisten. Mit einem organisierten M&A-virtuellen Datenraum können Sie Ihre Vision präsentieren, den Deal beschleunigen und geschäftliche Informationen sichern.

Mit Erfahrung, Fachwissen und voller Sicherheit ist die virtuelle Datenraumsoftware ein hervorragender Ort, um Ihre Daten zu speichern und Geschäftsverhandlungen zu hosten.

References

1. “Data Breach Investigations Report”. 2021. Verizon Business. https://www.verizon.com/business/resources/reports/dbir
2. “Do Virtual Data Rooms Add Value To The Mergers And Acquisitions Process?” by Dr. Christopher Kummer Vlado Sliskovic. 2007. Imaa-Institute.Org. https://www.imaa-institute.org
3. “Global Data Risk Report From The Varonis Data Lab”. 2019. VARONIS. https://info.varonis.com/hubfs/Varonis%202019%20Global%20Data%20Risk%20Report.pdf
4. Harroch, Richard. 2021. “The Importance Of Online Data Rooms In Mergers And Acquisitions”. Forbes. https://www.forbes.com/sites/allbusiness/2016/08/15/the-importance-of-online-data-rooms-in-mergers-and-acquisitions
5. “Workforce Security & Management Software – Dtex Systems Inc”. 2021. Dtex Systems Inc. https://www.dtexsystems.com/